Potrivirea în trei direcții este o tehnică de verificare a plății pentru a se asigura că factura furnizorului este validă. Atunci când departamentul de datorii primește o factură de la un furnizor, aceasta corespunde următoarelor informații:
Informațiile de pe factura furnizorului către o copie a comenzii de achiziție aferente care i-a fost transmisă de către departamentul de achiziții. Comanda de cumpărare indică cantitatea și prețul la care compania este de acord să cumpere bunurile sau serviciile menționate pe factura furnizorului.
Factura furnizorului către documentația de primire transmisă departamentului de contabilitate de către departamentul de primire, pentru a se asigura că bunurile au fost primite, că sunt în cantitate corectă și că sunt în stare bună.
Astfel, conceptul „potrivire în trei direcții” se referă la potrivirea a trei documente - factura, comanda de cumpărare și raportul de primire - pentru a se asigura că ar trebui efectuată o plată. Procedura este utilizată pentru a se asigura că sunt rambursate numai achizițiile autorizate, prevenind astfel pierderile din cauza fraudei și neglijenței.
În cazul în care acest meci cu trei căi indică faptul că factura furnizorului este în bună ordine, atunci personalul din conturile de plată procesează factura pentru plată. În caz contrar, personalul contactează furnizorul cu privire la orice problemă găsită, care poate duce la emiterea unei facturi revizuite sau poate a unei note de credit de către furnizor.
Conceptul de meci cu trei căi are probleme. Este foarte intensiv în forță de muncă și poate fi dificil să acumulezi informațiile solicitate, ceea ce poate duce la întârzierea plăților în timp ce personalul contabil de plătit caută informațiile lipsă. Întârzierile pot deranja furnizorii și, de asemenea, pot împiedica o companie să ia reduceri anticipate la plată. Puteți face potrivirea în trei direcții mai eficientă prin:
Excluzând facturile în dolari mici și recurente din cerința de potrivire.
Permiterea conturilor de plătit personalului să aprobe facturile dacă prețurile și unitățile enumerate în factura furnizorului se încadrează în câteva procente din sumele desemnate în comanda de cumpărare.
Există, de asemenea, disponibile soluții de potrivire automată în trei direcții care necesită utilizarea unor sisteme de planificare a resurselor întreprinderii complet integrate, dar chiar și aceste soluții vor elimina unele tranzacții pentru care soluția automatizată eșuează, necesitând investigarea manuală a discrepanțelor. Aceste sisteme automatizate sunt atât de scumpe încât nu reprezintă o soluție viabilă pentru întreprinderile mai mici.
