Documentele sursă reprezintă baza fizică pe care sunt înregistrate tranzacțiile comerciale. Documentele sursă sunt de obicei păstrate pentru a fi utilizate ca dovezi atunci când auditorii revizuiesc ulterior situațiile financiare ale unei companii și trebuie să verifice dacă au avut loc, de fapt, tranzacții. De obicei, acestea conțin următoarele informații:
O descriere a unei tranzacții comerciale
Data tranzacției
O sumă specifică de bani
O semnătură de autorizare
Multe documente sursă sunt, de asemenea, ștampilate pentru a indica o aprobare sau pe care să scrie nota curentă sau conturile care vor fi utilizate pentru a înregistra tranzacția subiacentă.
Un document sursă nu trebuie să fie un document pe hârtie. Poate fi, de asemenea, electronic, cum ar fi o înregistrare electronică a orelor lucrate de un angajat, astfel cum a fost introdusă în sistemul de cronometrare al unei companii prin intermediul unui smartphone.
Exemple de documente sursă și tranzacțiile comerciale aferente acestora care apar în evidența financiară sunt:
Extras bancar . Acesta conține o serie de ajustări la soldul contabil al unei companii în numerar pe care compania ar trebui să îl facă referire pentru a-și alinia evidențele cu cele ale băncii.
Bandă de casă . Aceasta poate fi utilizată ca dovadă a vânzărilor în numerar, care susține înregistrarea unei tranzacții de vânzare.
Chitanță card de credit . Acest lucru poate fi folosit ca dovadă pentru o debursare a fondurilor din numerar mic.
Imagini de verificare a casetei de blocare . Aceste imagini susțin înregistrarea încasărilor de numerar de la clienți.
Foaie de ambalare . Aceasta descrie articolele expediate către un client și, astfel, susține înregistrarea unei tranzacții de vânzare.
Comanda de vânzare . Acest document, atunci când este asociat cu un conosament și / sau o listă de ambalare, poate fi utilizat pentru facturarea unui client, care la rândul său generează o tranzacție de vânzare.
Factura furnizorului . Acesta este un document sursă care acceptă emiterea unui furnizor în numerar, cec sau plată electronică. O factură de furnizor acceptă, de asemenea, înregistrarea unei cheltuieli, a unui articol de inventar sau a unui mijloc fix.
Cartea de timp . Aceasta sprijină emiterea unui salariu sau a unei plăți electronice către un angajat. Dacă orele angajaților sunt facturate către clienți, atunci susține și crearea facturilor pentru clienți.
De exemplu, o companie se ocupă de consultanță. acumulează ore lucrate de informații din fișele de timp ale angajaților, care sunt apoi incluse în facturile clienților care la rândul lor duc la crearea unei tranzacții de vânzare și de creanță a conturilor. Astfel, în această situație, foaia de timp este documentul sursă pentru o tranzacție de vânzare.
Există o serie de controale posibile care pot fi utilizate pentru a reduce riscul ca documentele sursă să nu fie înregistrate corespunzător într-un sistem de contabilitate. Unul dintre controalele cele mai frecvente este numerarea în prealabil a documentelor, astfel încât documentele lipsă să fie mai ușor de depistat. Un alt control este reconcilierea soldurilor din conturi cu documentele sursă justificative pentru a vedea dacă unele documente nu au fost înregistrate sau dacă unele tranzacții înregistrate în conturi nu par să aibă documente sursă justificative.
Diverse reglementări impun păstrarea unor documente sursă timp de câțiva ani. De asemenea, ar putea fi prudent să păstrăm aceste documente indiferent de reglementări, doar pentru a furniza dovezi în cazul unui proces sau pentru a oferi un serviciu mai bun pentru clienți. Din aceste motive, o companie ar trebui să adopte o politică de distrugere a documentelor care controlează strict mărunțirea sau altă formă de eliminare a documentelor sursă până la un anumit număr de ani.
