Evidențele de salarizare conțin informații despre compensațiile plătite angajaților și orice deduceri din plata acestora. Aceste înregistrări sunt necesare personalului de salarizare pentru a calcula salariul brut și salariul net pentru angajați. Înregistrările de salarizare includ de obicei informații despre următoarele elemente:
Plată pentru doliu
Bonusuri
Comisioane
Deduceri pentru pensii, beneficii, contribuții caritabile, sechestrări, planuri de cumpărare de acțiuni și așa mai departe
Formulare de autorizare a depozitului direct
Salariile brute
Ore lucrate
Plăți cu cec manual
Salariul net plătit
Ratele salariale
Vacanță și / sau plată de boală
Informațiile din evidența salarizării au fost stocate în mod tradițional pe documente pe hârtie, dar pot fi înregistrate și ca documente electronice.
Înregistrările de salarizare pot fi considerate un subset al informațiilor stocate în înregistrările de resurse umane, care pot conține considerabil mai multe informații decât elementele referitoare la plata și deducerea angajaților.
Perioada de timp în care trebuie păstrate înregistrările de salarizare va depinde de cerințele guvernului. Serviciul de venituri interne indică de obicei o perioadă de păstrare necesară în fiecare document pe care îl emite care se ocupă de probleme de salarizare. În general, calculele salariale ar trebui menținute timp de doi ani, în timp ce acordurile de negociere colectivă ar trebui menținute timp de trei ani.
