Managementul prin excepție este practica examinării rezultatelor financiare și operaționale ale unei afaceri și aducerea problemelor în atenția conducerii numai dacă rezultatele reprezintă diferențe substanțiale față de suma bugetată sau așteptată. De exemplu, controlorului companiei i se poate cere să notifice conducerii acele cheltuieli care sunt mai mari de 10.000 USD sau cu 20% mai mari decât se aștepta.
Scopul conceptului de management prin excepție este de a deranja managementul doar cu cele mai importante diferențe față de direcția planificată sau rezultatele afacerii. Se presupune că managerii vor petrece mai mult timp atendând și corectând aceste varianțe mai mari. Conceptul poate fi reglat fin, astfel încât diferențele mai mici să fie aduse în atenția managerilor de nivel inferior, în timp ce o varianță masivă este raportată direct conducerii superioare.
Avantajele managementului prin excepție
Există mai multe motive valabile pentru utilizarea acestei tehnici. Sunt:
Reduce cantitatea de rezultate financiare și operaționale pe care conducerea trebuie să le revizuiască, ceea ce reprezintă o utilizare mai eficientă a timpului lor.
Scriitorul de rapoarte legat de sistemul de contabilitate poate fi setat să tipărească automat rapoarte la intervale stabilite care conțin nivelurile de excepție predeterminate, care este o abordare de raportare minim invazivă.
Această metodă permite angajaților să urmeze propriile abordări pentru a obține rezultatele impuse în bugetul companiei. Managementul va interveni doar dacă există condiții de excepție.
Auditorii companiei vor face anchete cu privire la excepții mari ca parte a activităților lor anuale de audit, astfel încât conducerea ar trebui să investigheze aceste probleme înainte de audit.
Dezavantaje ale managementului prin excepție
Există mai multe probleme legate de conceptul de gestionare prin excepție, care sunt:
Acest concept se bazează pe existența unui buget cu care se compară rezultatele efective. Dacă bugetul nu a fost bine formulat, poate exista un număr mare de varianțe, dintre care multe sunt irelevante și care vor pierde timpul oricui le investighează.
Conceptul necesită utilizarea analiștilor financiari care pregătesc rezumate ale varianței și prezintă aceste informații conducerii. Astfel, este necesar un strat suplimentar de cheltuieli generale corporative pentru ca funcționarea corectă a conceptului. De asemenea, un analist incompetent ar putea să nu recunoască o problemă potențial gravă și nu o va aduce în atenția conducerii.
Acest concept se bazează pe sistemul de comandă și control, în care condițiile sunt monitorizate și deciziile luate de un grup central de manageri superiori. În schimb, ați putea avea o structură organizațională descentralizată, în care managerii locali să poată monitoriza zilnic condițiile și, prin urmare, să nu aibă nevoie de un sistem de raportare cu excepție.
Conceptul presupune că numai managerii pot corecta varianțele. Dacă o afacere ar fi structurată în așa fel încât angajații din prima linie să poată face față majorității diferențelor imediat ce apar, ar fi puțină nevoie de management prin excepție.
