O cheltuială este o plată sau apariția unei datorii în schimbul unor bunuri sau servicii. Dovada documentației declanșate de o cheltuială este o chitanță de vânzare sau o factură. Organizațiile au tendința de a menține un control strict asupra cheltuielilor, pentru a evita pierderile.
O cheltuială de capital este o cheltuială pentru un element cu valoare ridicată care urmează să fie înregistrată ca activ pe termen lung. O afacere stabilește de obicei o limită de capitalizare (sau limită maximă) pentru clasificarea cheltuielilor drept cheltuieli de capital. Se stabilește o limită maximă pentru a împiedica o organizație să recunoască elementele cu cost redus ca active fixe (care pot consuma mult timp).
O cheltuială nu este neapărat aceeași cu o cheltuială, deoarece o cheltuială reprezintă reducerea valorii unui activ, în timp ce o cheltuială indică pur și simplu achiziția unui activ. Astfel, o cheltuială acoperă un anumit moment în timp, în timp ce o cheltuială poate fi suportată pe o perioadă mult mai lungă de timp. În mod efectiv, nu există nicio diferență între cei doi termeni atunci când o cheltuială declanșează automat apariția unei cheltuieli; de exemplu, rechizitele de birou sunt de obicei taxate din cheltuieli imediat ce sunt achiziționate. În schimb, plata în avans a chiriei este o cheltuială, dar nu devine cheltuială până nu a trecut perioada la care se aplică plata chiriei.
