Fișierul principal al furnizorului este depozitul unei cantități considerabile de informații despre furnizorii unei companii, care sunt utilizate pentru plata facturilor furnizorului și emiterea comenzilor de cumpărare. Când o companie are chiar și un număr relativ mic de furnizori, un număr semnificativ de erori se vor strecura treptat în fișierul principal al furnizorului. Iată câteva moduri sugerate de curățare a fișierului:
În mod regulat, tipăriți un raport pentru fiecare furnizor care arată fiecare câmp utilizat în fișierul principal al furnizorului. Scanați raportul pentru informații lipsă în câmpurile mai importante, cum ar fi codurile fiscale și numerele de identificare a contribuabilului (TIN).
Imprimați o listă de furnizori, sortată după nume și căutați nume duplicat care indică prezența înregistrărilor duplicat. Stabiliți care dintre aceste înregistrări să le arhivați și semnalizați-le ca să nu mai fie utilizate din nou.
Imprimați un raport care arată plățile către furnizori în ultimii doi ani. Dacă nu a existat nicio activitate în perioada respectivă, semnalizați fișierele master ale furnizorului corespunzător ca arhivate.
Comparați numerele de identificare ale contribuabililor înregistrate pentru cei mai noi furnizori cu programul de potrivire TIN de pe site-ul IRS pentru a verifica dacă numerele înregistrate sunt corecte. Actualizați orice informații incorecte.
