Sistemele de inventariere periodice și perpetue sunt metode diferite utilizate pentru a urmări cantitatea de bunuri la îndemână. Cea mai sofisticată dintre cele două este sistemul perpetuu, dar necesită o păstrare a evidenței mult mai mare. Sistemul periodic se bazează pe un număr fizic ocazional al inventarului pentru a determina soldul final al inventarului și costul bunurilor vândute, în timp ce sistemul perpetuu ține o evidență continuă a soldurilor stocurilor. Există o serie de alte diferențe între cele două sisteme, care sunt după cum urmează:
Conturi . În cadrul sistemului perpetuu, există actualizări continue fie pentru registrul general, fie pentru registrul de inventar pe măsură ce apar tranzacții legate de inventar. În schimb, în cadrul unui sistem de inventariere periodică, nu există deloc costul înregistrării bunurilor vândute într-o perioadă contabilă până la momentul în care există un număr fizic, care este apoi utilizat pentru a determina costul bunurilor vândute.
Sisteme informatice . Este imposibil să mențineți manual înregistrările pentru un sistem de inventar perpetuu, deoarece pot exista mii de tranzacții la nivelul unității în fiecare perioadă contabilă. Dimpotrivă, simplitatea unui sistem de inventar periodic permite utilizarea evidenței manuale pentru stocuri foarte mici.
Costul mărfurilor vândute . În cadrul sistemului perpetuu, există actualizări continue ale costului bunurilor vândute în cont, pe măsură ce se face fiecare vânzare. În schimb, în cadrul sistemului de inventariere periodică, costul bunurilor vândute este calculat într-o sumă forfetară la sfârșitul perioadei contabile, prin adăugarea achizițiilor totale la inventarul inițial și scăderea inventarului final. În acest din urmă caz, aceasta înseamnă că poate fi dificil să se obțină un cost precis al mărfurilor vândute înainte de sfârșitul perioadei contabile.
Numărarea ciclului . Este imposibil să se utilizeze numărarea ciclurilor într-un sistem de inventar periodic, deoarece nu există nicio modalitate de a obține numere exacte de inventar în timp real (care sunt folosite ca linie de bază pentru numărul de cicluri).
Achiziții . În cadrul sistemului perpetuu, achizițiile de inventar sunt înregistrate fie în contul de inventar al materiilor prime, fie în contul de marfă (în funcție de natura achiziției), în timp ce există, de asemenea, o înregistrare a numărului de unități în evidența individuală care este păstrată pentru fiecare articol de inventar. În schimb, în cadrul unui sistem de inventar periodic, toate achizițiile sunt înregistrate într-un cont de active pentru achiziții și nu există înregistrări individuale de inventar la care s-ar putea adăuga informații de numărare a unităților.
Investigații tranzacționale . Este aproape imposibil de urmărit prin evidența contabilă într-un sistem de inventar periodic pentru a determina de ce a apărut o eroare de orice fel legată de inventar, deoarece informațiile sunt agregate la un nivel foarte ridicat. În schimb, astfel de investigații sunt mult mai ușoare într-un sistem de inventar perpetuu, unde toate tranzacțiile sunt disponibile în detaliu la nivelul unității individuale.
Această listă arată clar că sistemul de inventar perpetuu este cu mult superior sistemului de inventariere periodică. Cazul principal în care un sistem periodic ar putea avea sens este atunci când cantitatea de inventar este foarte mică și în care o puteți revizui vizual fără nicio nevoie specială de înregistrări de inventar mai detaliate. Sistemul periodic poate funcționa bine și atunci când personalul depozitului este slab instruit în ceea ce privește utilizările unui sistem de inventar perpetuu, deoarece ar putea înregistra în mod greșit tranzacțiile de inventar incorect într-un sistem perpetuu.
