Actualitatea informațiilor contabile se referă la furnizarea de informații utilizatorilor suficient de rapid pentru ca aceștia să ia măsuri. Conceptul de actualitate are o importanță deosebită în patru domenii ale unei afaceri, care sunt după cum urmează:
- Situații financiare . Emiterea de situații financiare nu poate fi atât de întârziată încât managerii companiei își dau seama prea târziu că există o problemă serioasă de performanță sau lichiditate care trebuie remediată. În consecință, conceptul de actualitate în acest domeniu înseamnă că operatorul ar trebui să utilizeze tehnici de închidere rapidă pentru a închide cărțile și a distribui situațiile financiare exacte cât mai repede posibil.
- Analiza varianței . Există multe variante de contabilitate a costurilor în domeniile vânzărilor, achizițiilor, utilizării materialelor, cheltuielilor generale și forței de muncă directe. Departamentul de contabilitate compilează și raportează aceste variații de obicei la sfârșitul lunii. Această raportare întârziată este mult prea târziu pentru ca managerii să ia măsuri corective. În consecință, este, în general, mai bine să se adopte raportări de variație în timp real la nivelul magazinului, mai degrabă decât ca personalul contabil să se ocupe de acestea la intervale mai mari.
- Raportarea responsabilității . Rezultatele veniturilor și cheltuielilor unei afaceri pot fi împărțite și alocate diferitelor părți responsabile din întreaga organizație. Dacă da, conceptul de actualitate poate însemna că informațiile sunt transmise zilnic utilizatorilor, mai degrabă decât programul lunar care este de obicei urmat pentru emiterea situațiilor financiare.
- Raportarea de reglementare . O companie publică trebuie să facă anumite rapoarte la intervale trimestriale sau anuale. În caz contrar, compania nu va respecta cerințele entității guvernamentale de supraveghere.
Pe baza acestor exemple, putem vedea că departamentul de contabilitate ar trebui să își ajusteze programul de raportare pentru a satisface nevoile variate ale utilizatorilor pentru diferite tipuri de informații. În unele cazuri care implică raportarea varianței, este posibil să nu fie posibilă furnizarea informațiilor contabile în timp util, caz în care acest tip de raportare ar trebui să fie întrerupt.
O problemă inerentă cu actualitatea conceptului informației este că ar putea costa mai mult să compileze, să analizeze și să raporteze informații într-un ritm mai rapid. O altă problemă este că există mai puțin timp pentru a descoperi și corecta erorile, deci există un risc mai mare de a elibera informații inexacte.
