Un buget este utilizat de o companie pentru a stabili așteptările pentru venituri și cheltuieli în perioadele viitoare. Procesul de pregătire a unui buget ar trebui să fie foarte regimentat și să urmeze un program stabilit, astfel încât bugetul finalizat să fie gata de utilizare până la începutul anului fiscal următor. În caz contrar, un buget cu întârziere nu va fi disponibil în scopul comparării cu rezultatele efective în anul fiscal următor. Iată pașii de bază de urmat:
- Actualizați ipotezele bugetare. Examinați ipotezele despre mediul de afaceri al companiei care au fost utilizate ca bază pentru ultimul buget și actualizați-le după cum este necesar.
- Rețineți finanțarea disponibilă . Determinați cea mai probabilă sumă de finanțare care va fi disponibilă în perioada bugetară, care poate limita planurile de creștere.
- Puncte de cost pas . Stabiliți dacă vor fi suportate costuri de etapă în intervalul probabil de activitate comercială în perioada bugetară viitoare și definiți valoarea acestor costuri și la ce niveluri de activitate vor fi suportate.
- Creați un pachet bugetar . Copiați înainte instrucțiunile de bază privind bugetul din pachetul de instrucțiuni utilizat în anul precedent. Actualizați-l incluzând cheltuielile efective realizate până în prezent în anul curent și, de asemenea, anualizați aceste informații pentru întregul an curent. Adăugați un comentariu la pachet, precizând informații privind costurile pasului, blocajele și limitările de finanțare preconizate pentru anul bugetar următor. Precizați, de asemenea, orice orientări pentru solicitările de bugetare a capitalului.
- Emiteți pachetul bugetar . Emiteți pachetul bugetar personal, acolo unde este posibil, și răspundeți la orice întrebări de la destinatari. De asemenea, precizați data scadenței pentru prima versiune a pachetului bugetar.
- Obțineți prognoza veniturilor . Obțineți prognoza de venituri de la managerul de vânzări, validați-l cu CEO-ul, apoi distribuiți-l celorlalți manageri de departament. Aceștia folosesc informațiile despre venituri cel puțin parțial ca bază pentru dezvoltarea propriilor bugete.
- Obțineți bugete de departament . Obțineți bugetele de la toate departamentele, verificați erorile și comparați cu constrângerile de blocaj, finanțare și costuri de pas. Ajustați bugetele după cum este necesar.
- Validați compensația . Trimiteți cererile de compensare cuprinse în bugetele departamentului către managerul de resurse umane pentru validare. Aceasta ar trebui să includă potrivirea cu intervalele de plată și verificarea dacă impozitele pe salariu sunt calculate corect.
- Validați planurile bonus . Solicitați echipei de conducere superioară condițiile în care au fost aranjate planurile de bonusuri și dacă condițiile acestor acorduri sunt rezonabile. Dacă este mai probabil să nu se efectueze plăți bonus, includeți-le în buget, împreună cu impozitele pe salariu aplicabile.
- Obțineți cereri de buget de capital . Validați toate cererile de buget de capital și transmiteți-le echipei de conducere superioară cu comentarii și recomandări. Corelați-vă cu raportul de eliminare a activelor fixe pentru a vă asigura că activele sunt înlocuite.
- Actualizați modelul bugetar . Introduceți toate informațiile bugetare în modelul de buget principal. Verificați dacă ratele de impozitare pe salariu din model sunt actualizate pentru anul bugetar. Actualizați cheltuielile cu amortizarea din model, pe baza informațiilor deja primite privind cedarea mijloacelor fixe și solicitarea bugetului de capital.
- Examinați bugetul . Întâlniți-vă cu echipa de conducere pentru a revizui bugetul. Evidențiați posibilele probleme de constrângere și orice limitări cauzate de restricțiile de finanțare. De asemenea, testați validitatea raporturilor de cifră de afaceri pentru creanțele, inventarul și conturile de plătit în raport cu valorile istorice, precum și vânzările pe vânzător. Rețineți toate comentariile făcute de echipa de conducere și retransmiteți aceste informații către inițiatorii bugetului, cu cereri de modificare a bugetelor acestora.
- Procesați iterațiile bugetare . Urmăriți solicitările restante de modificare a bugetului și actualizați modelul bugetar cu noi iterații pe măsură ce sosesc. Asigurați-vă că actualizați cheltuielile cu dobânzile estimate și veniturile din dobânzi, deoarece partea de finanțare a bugetului este clarificată.
- Obțineți aprobarea . Transmiteți bugetul consiliului de administrație pentru aprobare.
- Emiteți bugetul . Creați o versiune legată a bugetului și distribuiți-o tuturor destinatarilor autorizați.
- Încărcați bugetul . Încărcați informațiile bugetare în software-ul financiar, astfel încât să puteți genera rapoarte bugetare versus rapoarte reale.
- Verificați bugetul încărcat . Comparați bugetul încărcat în software-ul de contabilitate cu versiunea de buget aprobată și ajustați-l pentru eventuale erori.
- Blocați bugetul . Lansați protecția prin parolă a modelului de buget. De asemenea, creați o copie a modelului și arhivați copia.
