Conceptul de cont de cheltuieli are două semnificații diferite. Una implică cheltuieli de călătorie și divertisment, iar cealaltă este un concept mai general care identifică un tip de cont. Ambele definiții sunt notate mai jos.
Contul de cheltuieli T&E
Un cont de cheltuieli se referă la fondurile plătite unui angajat, care sunt apoi utilizate pentru cheltuieli de călătorie și divertisment. Fondurile de cont de cheltuieli pot fi plătite înainte de momentul în care sunt cheltuite efectiv pentru activitatea companiei, caz în care fondurile sunt denumite avans. Alternativ, fondurile pot fi plătite ca răspuns la depunerea unui raport de cheltuieli de către un angajat, caz în care fondurile sunt denumite rambursare. Un avans este înregistrat inițial ca activ curent, în timp ce o rambursare este înregistrată imediat ca o cheltuială pe măsură ce a fost efectuată. Atunci când un angajat prezintă dovezi privind modul în care a fost utilizat un avans, activul curent este recunoscut ca o cheltuială.
Suma plăților în numerar asociate unui cont de cheltuieli tind să fie mai mare atunci când este legată de un angajat care operează independent de operațiunile interne ale unei companii, dintre care cel mai bun exemplu este un agent de vânzări. Acești indivizi au nevoie de fonduri suficiente pentru a călători mai mult decât este obișnuit pentru ceilalți angajați.
Conceptul de cont de cheltuieli poate fi abuzat, fie cheltuind mai multe fonduri decât ar fi cerut de o persoană prudentă, fie primind avansuri și nu folosind numerarul în numele companiei. În consecință, multe întreprinderi impun controale stricte asupra utilizării conturilor de cheltuieli, inclusiv utilizarea rapoartelor de cheltuieli, a politicilor de călătorie, a auditurilor plăților efectuate și a revizuirilor în curs ale soldului restant în contul de active avans.
Tipul de cont de cheltuieli
Cea mai mare parte a tuturor conturilor utilizate în registrul mare sunt conturi de cheltuieli. Acesta este un tip de cont temporar în care sunt stocate toate cheltuielile suportate de o entitate pe parcursul unei perioade contabile. Astfel, pot exista conturi de cheltuieli pentru comisioanele bancare, costul bunurilor vândute, utilitățile etc. Aceste conturi sunt considerate temporare, deoarece sunt reduse la zero la sfârșitul anului fiscal, pentru a face loc înregistrării unui nou set de cheltuieli în anul fiscal următor.
