Prelucrarea salarizării poate produce erori în mai multe locuri, ceea ce necesită un flux detaliat de proces care încorporează, de asemenea, mai multe controale. Această procedură poate fi utilizată pentru a se asigura că salarizarea este tratată în mod consecvent, în mod repetat. Fluxul real al procesului poate varia oarecum de la pașii menționați mai jos, deoarece pot exista diferențe legate de utilizarea soluțiilor de procesare a salarizării manuale, computerizate sau externalizate. Cea mai probabilă versiune a procedurii, inclusiv responsabilitățile și controalele de bază, urmează:
Actualizați fișierul principal al angajaților . Grefierul de salarizare primește notificări cu privire la modificările aduse informațiilor despre angajați care au impact asupra procesării salarizării, cum ar fi reținerea scutirilor și modificările ratei de plată. Actualizați fișierul principal al angajaților din software-ul de salarizare cu aceste modificări.
Stabiliți perioada de plată . Verificați dacă modulul de salarizare este setat pentru perioada de plată corectă.
Introduceți timpul lucrat . Introduceți cantitatea de ore regulate și ore suplimentare lucrate de fiecare angajat în sistemul de salarizare. Dacă compania calculează manual salarizarea, atunci acest pas și următorul pas nu sunt necesare. Dacă compania folosește ceasuri computerizate pentru a-și asambla informațiile de cronometrare, atunci informațiile pot fi portate direct în software-ul de salarizare.
Introduceți plăți manuale . Introduceți sumele oricărui salariu manual care nu au fost încă înregistrate în sistemul de salarizare. Acestea pot fi ajustări salariale din perioadele anterioare sau plăți legate de angajarea inițială sau încetarea angajaților.
Calculați plata de reziliere . Calculați manual suma de plătit oricărui angajat care a părăsit compania, inclusiv timpul de vacanță neutilizat și plata indemnizației. Acest lucru implică, de obicei, doar acei angajați care au părăsit compania în mod voluntar, întrucât încetările forțate necesită plăți aproape imediate, care se încadrează de obicei în afara perioadei normale de procesare a salarizării.
Modificați deducțiile . Introduceți orice modificare a deducerilor standard din salariile angajaților, cum ar fi pentru asigurări medicale, decorațiuni și contribuții caritabile.
Calculați salariul . Solicitați procesului software toate calculele de plată pentru perioada respectivă. Dacă compania calculează manual plata, utilizați tabelele de impozite furnizate de guvernele federale și de stat pentru a stabili valoarea corectă a reținerilor fiscale.
Examinați rapoartele . Dacă calculele de salarizare sunt fie externalizate, fie utilizează software-ul de salarizare, tipăriți următoarele rapoarte și examinați tranzacțiile subiacente pentru erori. Procesați din nou salariul până când aceste probleme au fost corectate.
Raport de deduceri negative (poate indica o eroare la introducerea datelor sau o fraudă)
Raport de impozite negative (poate indica o eroare la introducerea datelor sau o fraudă)
Registrul preliminar de salarizare (documentul cheie utilizat pentru localizarea erorilor)
Lista sortată a salariilor plătite (concentrarea asupra sumelor salariale excesiv de mari sau mici pentru a observa orele lucrate potențial inexacte sau ratele salariale)
Linia de tendință a cheltuielilor de salarizare pe departamente (poate indica faptul că salariile sunt încasate la departamentul greșit)
Emiteți plăți . Odată ce analiza rapoartelor nu indică alte erori, procesați plățile către angajați.
Emiteți rapoarte de gestionare (opțional) . Emiteți către conducere rapoarte de salarizare care sunt legate de salarizarea tocmai finalizată. Exemple de astfel de rapoarte sunt o linie de tendință a orelor suplimentare de către angajați și o linie de tendință a cheltuielilor de compensare pe departamente.
Faceți backup pentru date . Odată ce salariul a fost completat, faceți o copie de rezervă a datelor aferente acestuia. Dacă prelucrarea salarizării este externalizată, aceasta este gestionată de furnizor. Dacă se utilizează software intern, arhivați datele. Dacă se utilizează un sistem manual, puneți registrul de salarizare în depozitul blocat.
Blocați perioada . Blocați perioada de plată în modulul de salarizare pentru perioada abia finalizată, pentru a preveni modificările neautorizate. Acesta este în esență același cu Pasul 2; prin blocarea perioadei de plată, trecem la următoarea perioadă de plată.
Depozitarea impozitelor . Depuneți impozitele pe salariu și verificați transmiterea acestora către guvern. Dacă compania și-a externalizat procesarea salarizării, acest pas este gestionat de furnizor.
Păstrați cronometre . Înregistrați cardurile de timp în apropierea departamentului de salarizare. Este foarte posibil ca angajații să-și pună la îndoială salariile, caz în care cele mai recente carduri de timp ar trebui să fie ușor accesibile pentru revizuire. După o lună sau două, cardurile de timp pot fi mutate în stocarea pe termen lung.
Investigați erorile . Dacă există probleme de procesare a salariilor, asigurați-vă că angajații le vor găsi! Investigați toate erorile de tranzacție întâlnite și inițiați modificări pentru a atenua apariția lor continuă. Acest lucru poate implica modificarea procedurilor sau impunerea de noi controale.
