Primul pas în procesul de creare a situațiilor financiare este pregătirea unui bilanț de probă. La sfârșitul fiecărei perioade de raportare se pregătește un sold de probă. Acest lucru se face pentru a agrega informații contabile pentru a fi incluse în situațiile financiare. Pentru a pregăti un bilanț de probă, urmați acești pași:
Creați o foaie de lucru cu opt coloane, cu anteturi de coloană pentru numărul contului, numele contului, totalul debitului și totalul creditului. Acestea acoperă intrările inițiale în foaia de calcul. Vom adăuga titlurile coloanelor rămase mai târziu.
Pentru fiecare cont de registru general, rezumați soldul contului astfel încât să existe un singur sold cont final care este fie un debit, fie un credit.
Începând cu primul cont din registrul general, transferați în foaia de lucru a soldului de probă numărul contului și numele contului. Dacă soldul final din cont este un debit, introduceți această sumă în coloana de debit pentru contul respectiv. dacă soldul final este un credit, introduceți această sumă în coloana de credit pentru contul respectiv.
Adăugați sumele din coloana de debit și adăugați sumele din coloana de credit. Totalurile ar trebui să se potrivească. În caz contrar, fie soldul contului nu a fost transferat în soldul de probă, fie a fost reportat incorect, fie registrul general este incorect. Remediați aceste probleme înainte de a continua.
Adăugați titluri la a cincea și a șasea coloană ale foii de lucru, care sunt pentru ajustarea debitelor și ajustarea creditelor. Utilizați aceste coloane pentru a introduce orice intrări de ajustare. Aceste ajustări sunt, de obicei, pentru intrări de acumulare, fie pentru a amâna, fie pentru a accelera recunoașterea cheltuielilor.
Adăugați titluri la a șaptea și a opta coloană ale foii de lucru, care sunt pentru totalurile de debit finale și totalurile de credit finale. Intrările din această coloană sunt debitele și creditele originale, plus sau minus intrările de ajustare.
Adăugați sumele din coloana de debit final și adăugați sumele în coloana de credit finală. Totalurile ar trebui să se potrivească. În caz contrar, soldul contului ajustat nu a fost reportat corect. Remediați aceste probleme înainte de a continua.
Soldul de probă este acum gata de utilizare la întocmirea situațiilor financiare. Este foarte posibil ca situațiile financiare preliminare care sunt derivate din acest sold de probă să necesite ajustări suplimentare, caz în care se fac modificări suplimentare coloanelor de intrare de ajustare și se creează noi situații financiare.
Un sold de probă nu este necesar într-un sistem de contabilitate computerizat, deoarece software-ul pregătește automat situațiile financiare din informațiile din registrul general; nu există un pas intermediar pentru a pregăti și un bilanț de probă.
