Contabilitatea salarizării implică toate aspectele calculării și plății compensațiilor către angajați, inclusiv plata reținerilor către terți. Rezultatul acestui proces este documentarea cheltuielilor asociate cu toate tipurile de compensații, precum și plăți în timp util către angajați. Deși unele sisteme care încorporează mai mult sau mai puțin automatizare pot să nu includă toți acești pași, următorul flux de proces se va aplica majorității sistemelor de salarizare:
Creați noi angajați . Solicitați noilor angajați să completeze informații specifice salarizării ca parte a procesului de angajare, cum ar fi formularul W-4 și formularele de asigurare medicală care pot necesita deduceri de salarizare. Puneți deoparte copii ale acestor informații pentru a le include în următoarea salarizare.
Colectați informații despre fișa de timp . Angajații salariați nu necesită nicio modificare a salariilor plătite pentru fiecare salarizare, dar trebuie să colectați și să rezumați informații despre orele lucrate de angajații neexentați. Aceasta poate presupune ca angajații să scaneze o insignă printr-un ceas computerizat.
Verificați informațiile despre fișa de timp . Rezumați informațiile despre salariu tocmai colectate și solicitați supraveghetorilor să verifice dacă angajații și-au înregistrat corect timpul.
Rezumați salariile datorate . Înmulțiți numărul de ore lucrate cu rata de plată pentru fiecare angajat, luând în considerare, de asemenea, diferențele de ore suplimentare sau schimburi.
Introduceți modificările angajaților . Angajații pot cere să se facă modificări la salariile lor, de obicei la impozitele sau la sumele de pensii reținute. Este posibil să fie necesar să înregistrați o mare parte din acest lucru înainte de a calcula impozitele, deoarece are un impact asupra salariului la care se aplică impozite.
Calculați impozitele . Utilizați tabelele fiscale IRS pentru a determina valoarea impozitelor care trebuie reținute din plata brută a angajaților.
Calculați deducerile salariale . S-ar putea să existe o serie de deduceri suplimentare care să fie luate din venitul net al angajaților, inclusiv deduceri pentru asigurări medicale, asigurări de viață, sechestre și cotizații sindicale. De asemenea, trebuie să urmăriți sumele obiectivelor pentru aceste deduceri, astfel încât să nu mai deduceți odată ce s-au atins totalurile obiectivelor.
Deduceți plățile manuale . Dacă s-au făcut deja plăți manuale către angajați, cum ar fi avansurile, atunci deduceți aceste sume din salariul net rămas.
Creați un registru de salarizare . Rezumați informațiile despre salarii și deduceri pentru fiecare angajat într-un registru de salarizare, pe care îl puteți rezuma apoi pentru a crea și o înregistrare în jurnal pentru a înregistra salarizarea. Acest document este creat automat de toate pachetele software de salarizare.
Imprimați salarii . Imprimați salariile angajaților folosind informațiile din registrul de salarizare. În mod normal, detaliați plata brută, deducerile și plata netă într-un sfat de remitență care însoțește salariul.
Plata prin depozit direct . Anunțați procesatorul de depunere directă cu privire la suma oricăror plăți de depunere directă și emiteți sfaturi de remitență angajaților pentru aceste plăți.
Emiteți salarii . Solicitați unui angajat să plătească salarii angajaților, care necesită identificarea angajaților dacă există un număr mare de angajați.
Depozitarea impozitelor reținute . Depuneți toate impozitele reținute pe salariu și impozitele aferente angajatorului la o bancă autorizată să gestioneze aceste tranzacții.
Intrări în jurnal de salarizare
Intrarea principală a jurnalului pentru salarizare este înregistrarea la nivel de rezumat care este compilată din registrul de salarizare și care este înregistrată fie în jurnalul de salarizare, fie în registrul general. Această intrare include de obicei debitele pentru cheltuielile directe cu forța de muncă, salariile și partea de impozite pe salariu ale companiei. De asemenea, vor exista credite pentru o serie de conturi, fiecare detaliind obligația pentru impozitele pe salariu care nu au fost plătite, precum și pentru suma de bani deja plătită angajaților pentru plata lor netă. Intrarea de bază (presupunând că nu există o defalcare suplimentară a debitelor pe departamente individuale) este:
