Atunci când o companie primește un număr mare de plăți de clienți în fiecare zi, poate fi destul de dificil pentru casier să aplice în timp util încasările contra creanțelor deschise. Dacă da, depozitele pot fi întârziate. Procesul de solicitare a numerarului poate fi substanțial comprimat prin utilizarea aplicației automate de numerar.
Aplicarea automată în numerar necesită ca operatorul casetei de blocare să utilizeze un flux de date pentru a transmite companiei informațiile de recunoaștere a caracterelor cu cerneală magnetică (MICR) de la fiecare cec primit la casetă, precum și suma totală a plății. Software-ul pentru aplicații de numerar folosește un tabel de decizie pentru a decide cum să aplice aceste plăți la conturile deschise de primit. Procesul automatizat de decizie urmează în general acești pași:
- Potriviți numărul contului bancar afișat în informațiile MICR ale fiecărui cec cu clientul corect. Aceasta accesează înregistrarea corectă a clienților privind creanțele deschise.
- Potriviți numai plățile cu facturile în care suma plății se potrivește exact cu suma facturii.
- Dintre plățile rămase, se potrivește doar numerarul cu facturile, în cazul în care suma în numerar se potrivește cu suma exactă a mai multor facturi care tocmai au plătit.
- Renunțați la toate plățile rămase pentru examinare manuală.
Tabelul decizional poate conține reguli mai sofisticate, cum ar fi aplicarea numerarului în cazul în care sumele plății nu includ elementele de taxă pe transport și / sau vânzare ale unei facturi. Pe măsură ce o companie examinează plățile expulzate de sistem, aceasta poate ajusta treptat tabelul de decizii pentru a crește numărul de cereri automate de numerar. Cu toate acestea, varietatea deducerilor luate face puțin probabil ca vreodată să fie posibilă automatizarea completă a procesului de depunere a numerarului. Cu toate acestea, aplicarea automată a numerarului poate îmbunătăți foarte mult viteza cu care se aplică numerarul.
Odată ce aplicațiile de numerar au fost efectuate, software-ul înregistrează aceste plăți în modulul de încasări de numerar în software-ul contabil al companiei. Dacă sistemul automat de aplicare a numerarului este o aplicație autonomă, aceasta înseamnă că actualizările trebuie să fie portate în software-ul contabil printr-o interfață personalizată.
