Registrul de creanțe al conturilor este un registru secundar în care sunt înregistrate toate vânzările de credit realizate de o companie. Este util pentru a separa într-o singură locație o evidență a tuturor sumelor facturate clienților, precum și a tuturor notelor de credit și (mai rar) a notelor de debit emise acestora, precum și a tuturor plăților efectuate contra facturilor de către aceștia. Soldul final al contului de creanțe este egal cu suma totală a creanțelor neplătite.
O tranzacție tipică introdusă în registrul conturilor de creanță va înregistra un cont de creanță, urmat la o dată ulterioară de o tranzacție de plată de la un client care elimină contul de primit. Dacă un client nu plătește suma totală a unei facturi, se poate înregistra o notă de credit pentru a elimina soldul rezidual.
Dacă ar fi să păstrați o evidență manuală a registrului de creanțe al conturilor, acesta ar putea conține substanțial mai multe informații. Câmpurile de date dintr-un registru pregătit manual pot include următoarele informații pentru fiecare tranzacție:
Data facturii
Număr de factură
Numele clientului
Cod de identificare pentru articolul vândut
Taxa de vanzari
Suma totală facturată
Steagul de plată (indică dacă este sau nu plătit)
Documentul principal înregistrat în registrul de creanțe al conturilor este factura clientului. De asemenea, dacă acordați un credit înapoi unui client pentru articole precum bunurile returnate sau articolele deteriorate în tranzit, atunci înregistrați și o notă de credit în registru. O taxă suplimentară pentru un client poate apărea într-o notă de debit (sau într-o factură separată).
Informațiile din registrul de creanță al conturilor sunt agregate periodic (oriunde de la zilnic la lunar) și înregistrate într-un cont din registrul general, cunoscut sub numele de cont de control. Contul de control al registrului de creanță al conturilor este utilizat pentru a împiedica aglomerarea registrului general cu cantitatea masivă de informații stocate în mod normal în registrul de creanțe al conturilor. Imediat după înregistrare, soldul din contul de control ar trebui să corespundă soldului din registrul de creanțe. Deoarece nu sunt stocate tranzacții detaliate în contul de control, oricine dorește să cerceteze tranzacțiile facturilor și a notelor de credit ale clienților va trebui să treacă de la contul de control la registrul de creanțe pentru a le găsi.
Înainte de a închide cărțile și de a genera situații financiare la sfârșitul unei perioade contabile, completați toate intrările din registrul de creanțe, închideți registrul pentru perioada respectivă și înregistrați totalurile din registrul de creanțe în registrul general. Acești pași sunt finalizați automat în unele pachete software de contabilitate atunci când un utilizator indică faptul că o perioadă urmează să fie închisă.
Termeni similari
Registrul de creanțe este, de asemenea, cunoscut sub numele de subregistru de creanțe sau sub-cont de creanțe.
