Multe organizații pregătesc bugete pe care le folosesc ca metodă de comparație atunci când își evaluează rezultatele efective în anul următor. Procesul de pregătire a unui buget ar trebui să fie foarte regimentat și să urmeze un program stabilit, astfel încât bugetul finalizat să fie gata de utilizare până la începutul anului fiscal următor. Iată pașii de bază de urmat atunci când pregătiți un buget:
Actualizați ipotezele bugetare . Examinați ipotezele despre mediul de afaceri al companiei care au fost utilizate ca bază pentru ultimul buget și actualizați-le după cum este necesar.
Examinați blocajele . Determinați nivelul de capacitate al blocajului principal care constrânge compania să genereze vânzări suplimentare și definiți modul în care acest lucru va avea impact asupra creșterii suplimentare a veniturilor companiei.
Finanțare disponibilă . Determinați cea mai probabilă sumă de finanțare care va fi disponibilă în perioada bugetară, care poate limita planurile de creștere.
Puncte de cost pas . Stabiliți dacă vor fi suportate costuri de etapă în intervalul probabil de activitate comercială în perioada bugetară viitoare și definiți valoarea acestor costuri și la ce niveluri de activitate vor fi suportate.
Creați un pachet bugetar . Copiați înainte instrucțiunile de bază privind bugetul din pachetul de instrucțiuni utilizat în anul precedent. Actualizați-l incluzând cheltuielile efective realizate până în prezent în anul curent și, de asemenea, anualizați aceste informații pentru întregul an curent. Adăugați un comentariu la pachet, precizând informații privind costurile pasului, blocajele și limitările de finanțare preconizate pentru anul bugetar următor.
Emiteți pachetul bugetar . Emiteți pachetul bugetar personal, acolo unde este posibil, și răspundeți la orice întrebări de la destinatari. De asemenea, precizați data scadenței pentru prima versiune a pachetului bugetar.
Obțineți prognoza veniturilor . Obțineți prognoza de venituri de la managerul de vânzări, validați-l cu CEO-ul, apoi distribuiți-l celorlalți manageri de departament. Aceștia folosesc informațiile despre venituri ca bază pentru dezvoltarea propriilor bugete.
Obțineți bugete de departament . Obțineți bugetele de la toate departamentele, verificați erorile și comparați cu constrângerile de blocaj, finanțare și costuri de pas. Ajustați bugetele după cum este necesar.
Obțineți cereri de buget de capital . Validați toate cererile de buget de capital și transmiteți-le echipei de conducere superioară cu comentarii și recomandări.
Actualizați modelul bugetar . Introduceți toate informațiile bugetare în modelul de buget principal.
Examinați bugetul . Întâlniți-vă cu echipa de conducere pentru a revizui bugetul. Evidențiați posibilele probleme de constrângere și orice limitări cauzate de probleme de finanțare. Rețineți toate comentariile făcute de echipa de conducere și retransmiteți aceste informații către inițiatorii bugetului, cu cereri de modificare a bugetelor acestora.
Procesați iterațiile bugetare . Urmăriți solicitările restante de modificare a bugetului și actualizați modelul bugetar cu noi iterații pe măsură ce sosesc.
Emiteți bugetul . Creați o versiune legată a bugetului și distribuiți-o tuturor destinatarilor autorizați.
Încărcați bugetul . Încărcați informațiile bugetare în software-ul financiar, astfel încât să puteți genera rapoarte bugetare versus rapoarte reale.
Numărul de pași menționați aici poate fi excesiv pentru o afacere mai mică, unde poate doar o singură persoană este implicată în proces. Dacă da, numărul de pași poate fi foarte mult comprimat, până la punctul în care un buget preliminar poate fi pregătit într-o zi sau două.
