Prezentare generală a bugetului flexibil
Un buget flexibil se adaptează la modificările nivelurilor reale de venituri. Veniturile efective sau alte măsuri de activitate sunt introduse în bugetul flexibil după finalizarea unei perioade de contabilitate și generează un buget specific intrărilor. Bugetul este apoi comparat cu cheltuielile efective în scopuri de control. Pașii necesari pentru a construi un buget flexibil sunt:
Identificați toate costurile fixe și separați-le în modelul bugetar.
Determinați măsura în care se modifică toate costurile variabile pe măsură ce se modifică măsurile de activitate.
Creați modelul bugetar, în care costurile fixe sunt „codificate” în model, iar costurile variabile sunt indicate ca procent din măsurile de activitate relevante sau ca cost pe unitate de măsură de activitate.
Introduceți măsurile de activitate efective în model după finalizarea unei perioade contabile. Aceasta actualizează costurile variabile din bugetul flexibil.
Introduceți bugetul flexibil rezultat pentru perioada finalizată în sistemul contabil pentru comparație cu cheltuielile efective.
Această abordare diferă de bugetul static mai comun, care nu conține altceva decât sume fixe care nu variază în funcție de nivelurile reale de venituri. Rapoartele bugetare versus rapoarte reale în cadrul unui buget flexibil tind să producă variații mult mai relevante decât cele generate în cadrul unui buget static, deoarece atât cheltuielile bugetate cât și cele reale se bazează pe aceeași măsură de activitate. Aceasta înseamnă că diferențele vor fi probabil mai mici decât sub un buget static și vor fi, de asemenea, extrem de acționabile.
Se poate crea un buget flexibil care variază în funcție de nivel de sofisticare. Iată câteva variante ale conceptului:
Buget de bază flexibil . La modul cel mai simplu, bugetul flexibil modifică acele cheltuieli care variază direct în funcție de venituri. În mod obișnuit, există un procent încorporat în model care este înmulțit cu veniturile reale pentru a ajunge la ce cheltuieli ar trebui să fie la un nivel de venituri stabilit. În cazul costului bunurilor vândute, poate fi utilizat un cost pe unitate, mai degrabă decât un procent din vânzări.
Buget intermediar flexibil . Unele cheltuieli variază în funcție de alte măsuri de activitate decât veniturile. De exemplu, cheltuielile telefonice pot varia în funcție de modificările numărului de angajați. Dacă da, se pot integra aceste alte măsuri de activitate în modelul bugetar flexibil.
Buget flexibil avansat . Cheltuielile pot varia numai în anumite categorii de venituri sau alte activități; în afara acestor intervale, se poate aplica o proporție diferită de cheltuieli. Un buget flexibil sofisticat va modifica proporțiile pentru aceste cheltuieli dacă măsurătorile pe care se bazează depășesc limitele lor țintă.
Pe scurt, un buget flexibil oferă unei companii un instrument pentru a compara performanța reală cu cea bugetată la mai multe niveluri de activitate.
Avantajele bugetării flexibile
Bugetul flexibil este un concept atrăgător. Iată câteva avantaje:
Utilizare în mediu cu cost variabil . Bugetul flexibil este util în special în întreprinderi în care costurile sunt strâns aliniate cu nivelul activității comerciale, cum ar fi un mediu de vânzare cu amănuntul în care cheltuielile generale pot fi segregate și tratate ca un cost fix, în timp ce costul mărfurilor este direct legat de venituri.
Măsurarea performanței . Deoarece bugetul flexibil se restructurează pe baza nivelurilor de activitate, este un instrument bun pentru evaluarea performanței managerilor - bugetul ar trebui să se alinieze îndeaproape la așteptările de la orice număr de niveluri de activitate.
Eficiența bugetară . Bugetarea flexibilă poate fi utilizată pentru a actualiza mai ușor un buget pentru care veniturile sau alte cifre de activitate nu au fost încă finalizate. Conform acestei abordări, managerii își aprobă toate cheltuielile fixe, precum și cheltuielile variabile ca proporție din venituri sau alte măsuri de activitate. Apoi, personalul bugetar completează restul bugetului, care trece prin formulele din bugetul flexibil și modifică automat nivelurile de cheltuieli.
Aceste puncte fac din bugetul flexibil un model atrăgător pentru utilizatorul de buget avansat. Cu toate acestea, înainte de a decide să treceți la bugetul flexibil, luați în considerare următoarele probleme compensatorii.
Dezavantaje ale bugetării flexibile
Bugetul flexibil la început pare a fi o modalitate excelentă de a rezolva multe dintre dificultățile inerente unui buget static. Cu toate acestea, există și o serie de probleme grave, pe care le abordăm în următoarele puncte:
Formulare . Deși bugetul flexibil este un instrument bun, poate fi dificil de formulat și administrat. O problemă cu formularea sa este că multe costuri nu sunt complet variabile, având în schimb o componentă de cost fix care trebuie calculată și inclusă în formula bugetară. De asemenea, se poate petrece mult timp dezvoltând formule de costuri, care reprezintă mai mult timp decât personalul tipic de bugetare disponibil în mijlocul procesului bugetar.
Întârziere de închidere . Un buget flexibil nu poate fi preîncărcat în software-ul contabil pentru comparație cu situațiile financiare. În schimb, contabilul trebuie să aștepte până la finalizarea unei perioade de raportare financiară, apoi să introducă venituri și alte măsuri de activitate în modelul bugetar, să extragă rezultatele din model și să le încarce în software-ul contabil. Abia atunci este posibilă emiterea de situații financiare care conțin informații bugetare versus informații reale, care întârzie emiterea situațiilor financiare.
Compararea veniturilor . Într-un buget flexibil, nu există o comparație între veniturile bugetate și veniturile reale, deoarece cele două numere sunt aceleași. Modelul este conceput pentru a potrivi cheltuielile reale cu cheltuielile așteptate, nu pentru a compara nivelurile de venituri. Nu există nicio modalitate de a evidenția dacă veniturile reale sunt peste sau sub așteptări.
Aplicabilitate . Unele companii au atât de puține costuri variabile de orice fel, încât nu are prea mult rost să construiască un buget flexibil. În schimb, acestea au o cantitate masivă de cheltuieli generale fixe care nu variază ca răspuns la niciun tip de activitate. De exemplu, luați în considerare un magazin web care descarcă software către clienții săi; o anumită sumă de cheltuieli este necesară pentru întreținerea magazinului și, în esență, nu există costuri pentru bunurile vândute, altele decât taxele pentru cardul de credit. În această situație, nu are rost să construim un buget flexibil, deoarece acesta nu va varia de la un buget static.
Pe scurt, un buget flexibil necesită timp suplimentar pentru a construi, întârzie emiterea situațiilor financiare, nu măsoară diferențele de venituri și poate să nu fie aplicabil în anumite modele de buget. Acestea sunt probleme serioase care tind să restricționeze utilizarea acestuia.
