Înregistrarea în contabilitate are loc atunci când soldurile din jurnalele generale și jurnalul general sunt transferate în registrul general. Înregistrarea transferă doar soldul total dintr-un contabil în contabilitatea generală, nu tranzacțiile individuale din contabil. Un manager de contabilitate poate alege să se angajeze în postări relativ rare, cum ar fi o dată pe lună, sau poate la fel de des ca o dată pe zi.
Subledger-urile sunt utilizate numai atunci când există un volum mare de activitate de tranzacție într-o anumită zonă de contabilitate, cum ar fi inventarul, conturile de plătit sau vânzările. Astfel, postarea se aplică numai acestor situații cu volum mai mare. Pentru situații de tranzacții cu volum redus, intrările sunt făcute direct în registrul general, deci nu există subregistre și, prin urmare, nu este nevoie de înregistrare.
De exemplu, ABC International emite 20 de facturi către clienții săi într-o perioadă de o săptămână, pentru care totalurile din sugergerul de vânzări sunt pentru vânzări de 300.000 USD. Controlorul ABC creează o înregistrare de înregistrare pentru a muta totalul acestor vânzări în registrul general cu un debit de 300.000 USD în contul de creanță și un credit de 300.000 USD în contul de venituri.
Înregistrarea este utilizată și atunci când o companie-mamă menține seturi separate de cărți pentru fiecare dintre companiile sale filiale. În acest caz, înregistrările contabile pentru fiecare filială sunt, în esență, aceleași ca și subînregistrările, astfel încât totalurile conturilor de la filiale sunt înregistrate în cele ale companiei-mamă. Acest lucru poate fi tratat și pe o foaie de calcul separată printr-un proces de consolidare manuală.
Înregistrarea a fost eliminată în unele sisteme de contabilitate, în care nu se utilizează subîncărcări. În schimb, toate informațiile sunt stocate direct în conturile listate în registrul general.
Când se folosește înregistrarea, cineva care caută informații în registrul general trebuie să „descrie” din totalul contului înregistrat în conturile relevante ale registrului general și să caute în înregistrările detaliate enumerate în registrele relevante. Acest lucru poate implica o cantitate semnificativă de cercetare suplimentară.
Din perspectiva închiderii cărților, postarea este unul dintre pașii procedurali cheie necesari înainte ca situațiile financiare să poată fi create. În acest proces, trebuie făcute toate intrările de ajustare la diferitele subregistre și jurnal general, după care conținutul acestora este postat în registrul general. În acest moment, este obișnuit să setați un semnal de blocare în software-ul de contabilitate, astfel încât să nu poată fi efectuată nicio modificare suplimentară a jurnalelor și jurnalelor pentru perioada de contabilitate închisă. Accesul la jurnale și jurnale este apoi deschis pentru următoarea perioadă contabilă.
Dacă înregistrarea accidentală nu are loc ca parte a procesului de închidere, totalurile din registrul general nu vor fi corecte și nici situațiile financiare care sunt compilate din registrul general.
