O tranzacție contabilă este un eveniment comercial care are un impact monetar asupra situațiilor financiare ale unei companii. Este înregistrat în evidența contabilă a afacerii. Exemple de tranzacții contabile sunt:
Vânzare în numerar către un client
Vânzare la credit către un client
Primiți numerar în plata unei facturi datorate de un client
Achiziționați mijloace fixe de la un furnizor
Înregistrați deprecierea unui activ fix în timp
Achiziționați consumabile de la un furnizor
Investiții într-o altă afacere
Investiții în valori mobiliare tranzacționabile
Angajarea într-o acoperire pentru a atenua efectele unei schimbări nefavorabile de preț
Împrumutați fonduri de la un creditor
Emiteți un dividend investitorilor
Vânzarea activelor către o terță parte
De asemenea, pot exista tranzacții contabile frauduloase care sunt în esență alcătuite de conducere sau personalul contabil. Aceste tranzacții pot fi evitate prin utilizarea unui sistem cuprinzător de controale.
Fiecare tranzacție contabilă trebuie să urmeze dictatele ecuației contabile, care afirmă că orice tranzacție trebuie să aibă ca rezultat active care să fie egale cu pasivele plus capitalul propriu al acționarilor. De exemplu:
O vânzare către un client are ca rezultat o creștere a creanțelor (activului) și o creștere a veniturilor (crește indirect capitalul propriu al acționarilor).
O achiziție de la un furnizor are ca rezultat o creștere a cheltuielilor (scade indirect capitalurile proprii) și o scădere a numerarului (activ).
O chitanță de numerar de la un client are ca rezultat o creștere a numerarului (activ) și o scădere a creanțelor (activ).
Împrumutarea de fonduri de la un creditor are ca rezultat o creștere a numerarului (activului) și o creștere a împrumuturilor de plătit (pasivului).
Astfel, fiecare tranzacție contabilă are ca rezultat o ecuație contabilă echilibrată.
Tranzacțiile contabile sunt înregistrate direct sau indirect cu o intrare în jurnal. Varietatea indirectă este creată atunci când utilizați un modul în software-ul de contabilitate pentru a înregistra o tranzacție, iar modulul creează intrarea jurnal pentru dvs. De exemplu, modulul de facturare din software-ul de contabilitate va debita contul de creanță și va credita contul de venituri de fiecare dată când creați o factură de client.
Dacă o înregistrare de jurnal este creată direct într-un sistem de contabilitate manual, verificați dacă suma tuturor debitelor este egală cu suma tuturor creditelor sau tranzacția va fi dezechilibrată, ceea ce face imposibilă crearea de situații financiare. Dacă o înregistrare de jurnal este creată direct într-un pachet software de contabilitate, software-ul va refuza să accepte înregistrarea, cu excepția cazului în care debitează credite egale.
