Un voucher este un document intern care descrie și autorizează plata unei obligații către un furnizor. Este cel mai frecvent utilizat într-un sistem de plată manuală, unde face parte din sistemul de control. Un voucher conține de obicei următoarele informații:
Numărul de identificare al furnizorului
Suma de plătit
Data la care trebuie efectuată plata
Conturile care urmează să fie taxate pentru înregistrarea pasivului
Orice condiții aplicabile de reducere a plății anticipate
O semnătură de aprobare sau ștampilă
Informațiile despre cupon pot fi asamblate într-un pachet, unde documentul de bază al cuponului este atașat la factura furnizorului, dovada primirii și ordinul de cumpărare. Acest pachet este util pentru păstrarea documentelor aferente într-un singur loc și face mai ușoară atât justificarea, cât și auditarea tranzacțiilor de datorii.
Un voucher este creat în urma primirii unei facturi de la un furnizor. Acesta este ștampilat „plătit” atunci când se face un cec sau o plată electronică către un furnizor și este apoi arhivat, împreună cu orice documente justificative.
Dacă sunt utilizate vouchere pentru toate datoriile, totalurile acestora pot fi agregate pentru a determina suma totală a conturilor de plătit restante. Această funcție nu este necesară într-un sistem computerizat, unde se folosește în schimb raportul datoriilor în vârstă.
Un voucher nu este creat atunci când a fost acumulată o datorie (care este în absența facturii furnizorului). De asemenea, voucherele nu sunt utilizate în procesul de salarizare.
