Cheltuielile cu utilitățile reprezintă costul consumat într-o perioadă de raportare aferentă următoarelor tipuri de cheltuieli:
Electricitate
Căldură (gaz)
Canal
Apă
Categoria este uneori asociată și cu cheltuielile pentru serviciul de telefonie și internet continuu. Această cheltuială este considerată un cost mixt, deoarece există de obicei o componentă a taxei fixe plus o taxă variabilă care se bazează pe utilizarea efectivă.
Cheltuielile cu utilitățile suportate de operațiunile de fabricație ale unei companii sunt considerate parte a cheltuielilor generale ale fabricii sale. Ca atare, cheltuiala este acumulată într-un fond de costuri și apoi alocată unităților produse în perioada în care a fost efectuată cheltuiala. Dacă nu toate unitățile produse sunt vândute în perioada respectivă, aceasta înseamnă că o parte din cheltuielile cu utilitățile vor fi înregistrate ca parte a activului de inventar, mai degrabă decât să fie taxate imediat la cheltuială.
În baza contabilității de acumulare, suma înregistrată ca cheltuială cu utilitățile se referă la consumul efectiv al articolelor indicate într-o perioadă, chiar dacă furnizorul nu a emis încă o factură (facturile sunt întârziate frecvent pentru utilități). Porțiunea unei facturi de utilitate aplicabilă perioadei curente poate fi atât de mare încât orice sold rezidual care se aplică pentru o perioadă diferită este lipsit de importanță și, astfel, poate fi încărcat cu perioada curentă.
De exemplu, ABC International primește o factură de apă de la compania locală de apă, care acoperă perioada cuprinsă între a 26-a zi a lunii precedente și a 25-a zi a lunii curente, în valoare de 2.000 USD. Întrucât 25/30 din factură se aplică lunii curente, care este de 1.667 USD, operatorul ABC concluzionează că partea din factură aplicabilă lunii precedente este lipsită de importanță și percepe întreaga sumă pentru luna curentă.
În baza contabilității de numerar, suma înregistrată se referă la numerarul plătit în perioada pentru elementele indicate. Astfel, baza de numerar se bazează pe primirea unei facturi a furnizorului și încă înregistrează cheltuiala numai atunci când factura a fost achitată.
Pe scurt, baza de acumulare a contabilității accelerează recunoașterea cheltuielilor cu utilitățile în comparație cu baza de contabilitate a numerarului. Cu toate acestea, pe termen lung, rezultatele ambelor metode vor fi aproximativ aceleași.
Facturările de utilități emise de companiile de utilități sunt, de obicei, printre facturile cel mai frecvent plătite dublu de către o companie, deoarece facturile indică de obicei o perioadă de facturare, mai degrabă decât un număr de factură. Deoarece nu există un identificator unic pe factură, o companie nu are nicio modalitate de a spune dacă a plătit deja factura. Această problemă poate fi evitată utilizând metodologii alternative pentru a obține un număr de factură, cum ar fi utilizarea intervalului de date al unei facturi ca număr de factură.
Un furnizor de utilități poate solicita un depozit de la o companie înainte de a furniza servicii. Dacă da, afacerea înregistrează acest depozit ca activ în bilanțul său, mai degrabă decât să îl perceapă pe cheltuială.
