Colectarea creanțelor este vitală, deoarece oferă numerarul necesar pentru susținerea operațiunilor companiei. Colectarea creanțelor nu este doar sarcina departamentului de încasări. În schimb, solicită un efort la nivelul întregii companii, deoarece colectările pot fi îmbunătățite înainte ca o factură să fie emisă vreodată clienților. Luați în considerare următorii pași pentru colectarea creanțelor:
Rezolvarea problemelor interne
O proporție echitabilă din toate facturile clienților nu sunt plătite, deoarece clienții sunt nemulțumiți de bunurile sau serviciile pe care le-au primit. Nu este vina departamentului de colectare. În schimb, echipa de conducere superioară trebuie să fie implicată în urmărirea fiecărei probleme semnalate de clienți, cum ar fi produsele eșuate, service inadecvat, bunuri deteriorate, articole incorecte expediate și așa mai departe. În multe cazuri, procesele interne care au cauzat aceste probleme vor face acest lucru din nou până când vor fi luate măsuri corective. Pe scurt, trebuie să existe o buclă activă de feedback care să trimită reclamațiile clienților către un grup de management de bază pentru rezolvarea continuă a problemelor.
Managementul colecțiilor
Oricine este implicat în colecții trebuie să aibă timp și resurse pentru a se angaja în colecții într-un mod eficient. Următoarele elemente pot ajuta la îmbunătățirea eficienței departamentului:
Postare . Înregistrarea imediată a numerarului, astfel încât personalul de colectare nu sună clienții cu privire la facturile pe care le-au plătit deja.
Baza de date . Un sistem computerizat de colectare care urmărește promisiunile clienților, apelează automat clienții, trimite prin e-mail automat facturile și așa mai departe. Acest lucru mărește foarte mult eficiența personalului de colectare.
Suport personal . Personal administrativ care ține toate distragerile inutile departe de personalul de colectare.
Programarea personalului . Programarea lucrărilor care împiedică personalul colecțiilor să fie implicat în orice altă activitate decât colecțiile în timpul orelor de apel de vârf.
Tehnici de colectare
Există o varietate de tehnici standard utilizate pentru a contacta clienții și a extrage promisiuni de plată de la aceștia. O eșantionare a metodelor mai comune sunt:
Emiteți scrisori sau mesaje e-mail atunci când se pare că clienții au nevoie de un memento ușor. Unele companii utilizează o serie de aceste comunicări, fiecare cu o formulare progresiv mai stridentă.
Împărțiți conturile restante de încasat în grupuri, cele mai mari facturi primind cea mai mare atenție. Procedând astfel, se concentrează atenția asupra colectării acelor câteva facturi care cuprind cea mai mare parte a creanțelor restante.
Implică personalul de vânzări în efortul de colectare pentru sarcini de colectare mai mari sau mai dificile, unde conexiunile lor cu clienții pot fi de ajutor.
Oferta de preluare a bunurilor pentru care este evident că plata nu va fi primită.
Implică o firmă de avocatură în colecții. Emiterea de notificări pe antetul firmei de avocatură poate transmite impresia că compania este pe cale să ia măsuri legale împotriva clientului.
Depuneți o reclamație împotriva clientului în fața instanței pentru reclamații mici.
