O listă de control intern este destinată să ofere unei organizații un instrument de evaluare a stării sistemului său de controale interne. Prin compararea periodică a listei de verificare cu sistemele reale, se pot detecta defecțiunile de control care ar trebui remediate. Când este urmărită în mod regulat, o listă de verificare are următoarele avantaje:
Există mai puține comentarii de audit despre punctele slabe ale controlului intern
Conducerea poate obține asigurarea că rezultatele financiare raportate sunt exacte
Există un risc redus de pierderi de active datorate fraudei
Există mai puține șanse ca organizația să nu respecte cerințele de reglementare aplicabile
Controalele interne sunt un sistem de politici, proceduri, recenzii, segregarea atribuțiilor și alte activități care sunt utilizate pentru a minimiza riscul de pierdere a activelor, pentru a produce situații financiare exacte și pentru a efectua operațiuni într-un mod eficient și ordonat.
Atunci când parcurgeți o listă de control intern, intenția este de a identifica orice controale care lipsesc sau sunt slabe. O astfel de constatare nu indică automat prezența unei probleme de control care necesită remedierea. Dacă există controale compensatorii în altă parte a sistemului, un control slab ar putea fi considerat acceptabil. De exemplu, dacă se utilizează o plăcuță de semnare pentru a semna cecuri, aceasta ar putea fi considerată o slăbiciune a controlului, cu excepția faptului că este necesară o aprobare formală în amonte pentru fiecare comandă de cumpărare emisă. Acest control de compensare asigură că achizițiile sunt încă aprobate undeva în sistemul de achiziții.
Lista de verificare a controlului intern poate fi masivă și este adaptată nevoilor afacerii individuale. De exemplu, controalele utilizate pentru un cazinou (cu utilizarea sa abundentă a numerarului) sunt destul de diferite de comenzile utilizate într-o companie de dezvoltare software (care poate să nu folosească deloc bani). Iată o selecție a comenzilor care ar putea fi găsite într-o afacere tipică:
Lista de verificare a controlului datoriilor:
Toate facturile mai mari de 50 USD sunt aprobate de un manager
Se efectuează o potrivire în trei sensuri a comenzii de achiziție, a documentului de primire și a facturii furnizorului
Cecurile goale sunt stocate într-o locație blocată
Secvența numerelor de verificare este urmărită
Cecurile sunt semnate manual
Facturile sunt ștampilate „plătite” atunci când au fost plătite
Lista de control pentru controlul facturării clienților:
Toate reducerile și prețurile speciale sunt confirmate
Facturile sunt verificate pentru erori
Conosamentele de neegalat sunt revizuite
Totalul comenzii de vânzare este comparat cu totalul facturii
Declarațiile sumelor neplătite sunt emise clienților
Lista de verificare a controlului salarizării:
Fișele de timp sunt potrivite cu o listă a angajaților actuali
Orele indicate pe fișele de timp sunt aprobate de către supraveghetori
Totalurile introduse în sistemul de salarizare sunt potrivite cu totalurile foii de timp
Registrul preliminar de salarizare este revizuit și aprobat de către managerul de salarizare
Toate cecurile de salarizare sunt distribuite manual către persoanele numite pe cecuri
