Un buget de achiziții conține cantitatea de inventar pe care o companie trebuie să o achiziționeze în fiecare perioadă bugetară. Suma indicată în buget este suma necesară pentru a se asigura că există suficient inventar la îndemână pentru a satisface comenzile clienților pentru produse. La cel mai simplu nivel, bugetul de achiziții se poate potrivi pur și simplu cu numărul exact de unități preconizate a fi vândute în perioada bugetară. Cu toate acestea, există o serie de considerații suplimentare care pot face bugetul de achiziții considerabil mai complex. Luați în considerare următoarele:
Începutul echilibrului . Este posibil să existe deja multe unități la îndemână la începutul perioadei bugetare. Dacă da, aceste unități trebuie reduse la un nivel inferior în perioada bugetară? În acest caz, numărul de unități care trebuie achiziționate poate fi redus.
Niveluri de servicii . Ce se întâmplă dacă conducerea dorește să țină mai multe unități la îndemână pentru a satisface nevoile clienților pe termen scurt? În acest caz, ar putea fi necesar să creșteți numărul de unități achiziționate la un nivel mai mare decât numărul anticipat de unități vândute în perioada bugetară.
Rezilierea produsului . Ce se întâmplă dacă o linie de produse trebuie închisă? Bugetul achizițiilor ar trebui să reflecte numărul de unități necesare până la data rezilierii. De asemenea, dacă produsele noi urmează să le înlocuiască pe cele care sunt reziliate, bugetul achizițiilor ar trebui să indice calendarul acelor achiziții, care ar trebui să corespundă cu datele de lansare a noilor produse.
Utilizarea numerarului . Numărul anticipat de achiziții de produse trebuie reportat într-un bilanț bugetat, pentru a vedea dacă achizițiile preconizate vor avea un impact negativ asupra cantității de numerar de care are nevoie compania. Dacă da, și nu există surse adecvate de fonduri, poate fi necesar să se bugeteze reducerea nivelurilor de inventar sau reducerea vânzărilor, reducând astfel nevoia de numerar suplimentar pentru a sprijini operațiunile.
Bugetul de achiziții este cel mai frecvent utilizat de un comerciant cu amănuntul sau cu ridicata, care nu își fabrică propriile bunuri. Aceste entități cumulează de obicei achizițiile în clase de produse în scopuri bugetare, mai degrabă decât să încerce să bugeteze la nivel de produs individual. Acest lucru reduce cantitatea de efort de bugetare, care elimină, de asemenea, dificultatea inerentă de prognozare la nivel de produs. Variabilitatea prognozei tinde să se netezească atunci când produsele sunt agregate în familii de produse.
