Prezentare generală a numărului de cicluri
Numărarea ciclului implică numărarea unei cantități mici de inventar în depozit în fiecare zi, cu intenția de a număra întregul inventar pe o perioadă de timp. Orice erori constatate în timpul acestor mici numărări incrementale ar trebui să conducă la o ajustare a înregistrărilor contabile de inventar. De asemenea, ar trebui efectuată o investigație asupra motivelor fiecărei erori constatate. Rezultatul eventual ar trebui să fie proceduri și instruire detaliate care să producă rate de eroare ale tranzacțiilor foarte mici și niveluri ridicate de precizie a înregistrărilor de inventar.
Elementele selectate pentru numărarea ciclurilor pot fi definite pe baza mai multor criterii de sortare, cum ar fi cel mai utilizat sau cel mai mare cost. Cea mai frecvent utilizată metodă este pur și simplu să începeți într-un colț al depozitului și să progresați prin diferitele culoare și coșuri, astfel încât toate articolele să fie numărate pe o bază rotativă. Dacă se folosește ultima metodă, poate fi necesară și relatarea mai frecventă a anumitor articole, dacă acestea sunt critice pentru procesul de producție.
Beneficiile numărării ciclului
Angajându-se în contorizarea ciclurilor, o companie va experimenta aproape sigur niveluri mai ridicate de precizie a înregistrării stocurilor, ceea ce duce la o încredere mai mare în evaluarea stocului rezultată. La rândul său, acest lucru poate duce la eliminarea numărului de inventar fizic, deoarece înregistrările de inventar sunt deja atât de exacte încât nu este necesară verificarea fizică periodică. Dacă inventarul nu mai trebuie contorizat la sfârșitul fiecărei perioade de raportare, rezultatul poate fi un proces de închidere accelerat. În cazul în care auditorii externi consideră că se pot baza pe aceste înregistrări de inventar, aceștia își pot reduce procedurile de audit, ceea ce la rândul lor reduce taxele de audit pe care le percep companiei. De asemenea, nu ar mai fi nevoie să plătească angajaților ore suplimentare pentru a număra inventarul sau să închidă zona de producție în timp ce se efectuează numărări fizice.
Procedura de numărare a ciclului
Următorii pași sunt necesari pentru un program de succes de numărare a ciclului:
Completați introducerea datelor pentru toate tranzacțiile de inventar, astfel încât baza de date de inventar să fie complet actualizată.
Imprimați un raport de numărare a ciclului, care indică locațiile coșului care urmează să fie numărate și atribuiți-l personalului din depozit.
Contoare de cicluri compară locațiile, descrierile și cantitățile indicate în raport cu ceea ce văd pe raft. De asemenea, urmăresc ceea ce văd pe raft în raport, în cazul în care unele articole nu au fost înregistrate deloc în baza de date.
Investigați toate diferențele găsite și discutați-le cu managerul depozitului și stabiliți dacă există un tipar de erori care ar putea necesita acțiuni suplimentare.
Dacă sunt necesare acțiuni suplimentare, modificați procedurile, instruirea, personalul sau orice altceva este necesar pentru a elimina eroarea.
Reglați baza de date a înregistrărilor de inventar pentru a elimina eroarea găsită de contorul de cicluri.
În mod regulat, verificați inventarul și calculați procentul de precizie a inventarului. Înregistrați rezultatele într-un loc public și plătiți bonusuri personalului din depozit dacă acestea ating obiectivele predeterminate de precizie a înregistrărilor.
În mod clar, este necesar un nivel ridicat de angajament față de un program de numărare a ciclurilor pentru a se asigura că acești pași sunt urmați în mod continuu.
Probleme de numărare a ciclului
Dacă înregistrările de inventar nu sunt mai întâi actualizate cu toate tranzacțiile de inventar restante, este posibil ca un contor de cicluri să detecteze o eroare și să o ajusteze. Dacă tranzacția reală este apoi introdusă deasupra ajustării contorului de ciclu, rezultatul poate fi o înregistrare de inventar mai inexactă decât inițial. Această problemă este deosebit de frecventă atunci când același articol de inventar este stocat în mai multe locații, deci poate exista confuzie cu privire la înregistrarea locației de ajustat pentru o tranzacție de inventar.
