Controale generale de salarizare
Luați în considerare utilizarea unei selecții a următoarelor controale pentru aproape toate sistemele de salarizare, indiferent de modul în care sunt acumulate informațiile de cronometrare sau de modul în care sunt plătiți angajații:
Audit . Solicitați auditorilor interni sau auditorilor externi un audit periodic al funcției de salarizare pentru a verifica dacă plățile salariale sunt calculate corect, angajații plătiți lucrează în continuare pentru companie, înregistrările de timp se acumulează corect și așa mai departe.
Modificați autorizațiile . Permiteți modificarea stării civile a angajaților, a indemnizațiilor de reținere sau a deducerilor numai dacă angajatul a depus o cerere scrisă și semnată pentru ca societatea să o facă. În caz contrar, nu există nicio dovadă că angajatul a dorit să se facă o modificare. Același control se aplică pentru orice modificare a ratei de plată solicitate de un manager.
Jurnalul de urmărire a modificărilor . Dacă prelucrați salarizarea intern cu un modul de salarizare computerizat, activați jurnalul de urmărire a modificărilor și asigurați-vă că accesul la acesta este disponibil numai printr-o interfață protejată prin parolă. Acest jurnal va urmări toate modificările aduse sistemului de salarizare, care este foarte util pentru urmărirea intrărilor eronate sau frauduloase.
Rapoarte de verificare a erorilor . Unele tipuri de erori de salarizare pot fi observate prin rularea rapoartelor care afișează numai elemente care nu se încadrează în distribuția normală a rezultatelor salarizării. Este posibil ca acestea să nu indice toate anumite erori, dar probabilitatea erorilor subiacente este mai mare pentru elementele raportate. Managerul de salarizare sau un terț care nu este implicat în activități de salarizare ar trebui să ruleze și să revizuiască aceste rapoarte.
Linii de tendință de cheltuieli . Căutați fluctuațiile cheltuielilor legate de salarizare în situațiile financiare, apoi investigați motivele fluctuațiilor.
Eliberați raportul de plată către supraveghetori . Trimiteți o listă de plăți către angajați fiecărui supraveghetor de departament, cu o cerere de revizuire pentru a vedea sumele de plată corecte și numele necunoscute. Aceștia pot identifica plățile efectuate angajaților care nu mai lucrează pentru companie.
Limitați accesul la înregistrări . Blocați fișierele angajaților și înregistrările de salarizare în orice moment când acestea nu sunt utilizate, pentru a preveni accesul neautorizat. Utilizați protecția prin parolă dacă aceste înregistrări sunt stocate on-line. Această măsură de precauție nu este doar pentru a împiedica pe cineva să acceseze evidența unui alt angajat, ci și pentru a preveni modificările neautorizate ale evidenței (cum ar fi o rată de plată).
Separarea sarcinilor . Solicitați unei persoane să pregătească salarizarea, altora să o autorizeze și alta să creeze plăți, reducând astfel riscul de fraudă, cu excepția cazului în care mai multe persoane se conlucrează în acest sens. În companiile mai mici în care nu există personal suficient pentru o separare corespunzătoare a sarcinilor, cel puțin insistați ca cineva să revizuiască și să autorizeze salariul înainte ca plățile să fie trimise angajaților.
Controale de calcul al salarizării
Următoarea listă de controale posibile abordează astfel de probleme, cum ar fi foile de timp lipsă, timpul incorect de lucru și calculele incorecte ale plății. Sunt:
Sisteme automate de cronometrare . În funcție de circumstanțe, luați în considerare instalarea unui ceas computerizat. Aceste ceasuri au o serie de controale încorporate, cum ar fi permiterea doar angajaților pentru a intra sau ieși pentru schimburile lor desemnate, a nu permite orele suplimentare fără o suprascriere de supraveghere și (pentru ceasurile biometrice) eliminarea riscului de lovire a prietenilor. De asemenea, ar trebui să trimiteți orice rapoarte de excepție generate de aceste ceasuri către supraveghetori pentru examinare.
Verificarea calculului . Dacă calculați manual salarizarea, atunci cereți unei a doua persoane să verifice toate calculele, inclusiv orele lucrate, ratele de plată utilizate, deducerile fiscale și reținerile. O a doua persoană este mai probabil să efectueze o examinare atentă decât persoana care a inițiat calculele.
Ore lucrate verificare . Solicitați întotdeauna unui supraveghetor să aprobe orele lucrate de angajați, pentru a împiedica angajații să perceapă mai mult timp decât au lucrat efectiv.
Potriviți registrul de salarizare cu documentele justificative . Registrul de salarizare prezintă salariile brute, deducerile și salariile nete, la fel și un bun document rezumat din care să se regăsească documentele justificative în scopul verificării.
Potriviți cardurile de timp cu lista angajaților . Există un risc considerabil ca un angajat să nu predea o foaie de timp în timp util și, prin urmare, să nu fie plătit. Pentru a evita această problemă, tipăriți o listă a angajaților activi la începutul procesării salarizării și bifați numele de pe listă atunci când primiți fișele lor de timp.
Verificarea orelor suplimentare a funcționat . Chiar dacă nu aveți nevoie ca supraveghetorii să aprobe orele lucrate de angajați, cel puțin solicitați supraveghetorilor aprobarea orelor suplimentare lucrate. Există o primă de plată asociată acestor ore, deci costul pentru companie este mai mare, la fel ca și tentația angajaților de a le revendica.
Plătește aprobarea schimbării . Luați în considerare necesitatea nu doar a unei semnături de aprobare pentru o schimbare a salariilor angajaților, ci a două semnături - una de către supraveghetorul angajatului și alta de către următorul nivel superior de supraveghetor. Acest lucru reduce riscul de coluziune la modificarea ratelor de plată.
Verificați comenzile de plată
Când plătiți angajații cu cecuri, sunt necesare mai multe controale pentru a atenua riscurile de fraudă și diferite erori. Comenzile cheie sunt:
Actualizați autorizațiile de semnare. Când semnatarii cecului părăsesc compania, scoateți-i din lista de semnatari de cec autorizați și transmiteți aceste informații băncii. În caz contrar, ei ar putea încă semna cecuri de companie.
Cecuri manuale angajaților . Acolo unde este posibil, cecurile manuale direct angajaților. Procedând astfel, se previne un tip de fraudă în care un funcționar de salarizare creează un cec pentru un angajat fantomă și încasează cecul. Dacă acest control este prea ineficient, luați în considerare distribuirea manuală a cecurilor ocazional.
Blocați salariile nedistribuite . Dacă emiteți salarii direct angajaților și cineva nu este prezent, blocați cecul într-o locație sigură. Un astfel de cec ar putea fi furat și încasat în alt mod.
Potriviți adresele . Dacă compania trimite prin e-mail cecuri angajaților săi, potriviți adresele de pe cecuri cu adresele angajaților. Dacă mai multe cecuri merg la aceeași adresă, se poate datora faptului că un funcționar de salarizare direcționează plățile ilicite pentru angajații falși către adresa sa.
Cont de verificare salarizare . Ar trebui să plătiți angajații dintr-un cont de verificare separat și să finanțați acest cont numai în suma cecurilor plătite. Acest lucru împiedică pe cineva să mărească în mod fraudulos suma unui salariu existent sau să creeze unul complet nou, deoarece fondurile din cont nu vor fi suficiente pentru a plăti cecul modificat.
Este posibil să constatați că mai multe controale se susțin reciproc, astfel încât să existe efecte suprapuse care rezultă din mai multe controale. În aceste cazuri, este posibil să puteți elimina în siguranță câteva controale, știind că alte controale vor atenua în continuare riscul de pierdere.
