Prezentare generală a reconcilierii bancare
O reconciliere bancară este procesul de potrivire a soldurilor din evidența contabilă a unei entități pentru un cont de numerar cu informațiile corespunzătoare dintr-un extras bancar. Scopul acestui proces este de a constata diferențele dintre cele două și de a înregistra modificările înregistrărilor contabile, după caz. Informațiile din extrasul bancar reprezintă evidența băncii a tuturor tranzacțiilor care au afectat contul bancar al entității în ultima lună.
O reconciliere bancară ar trebui finalizată la intervale regulate pentru toate conturile bancare, pentru a se asigura că înregistrările de numerar ale unei companii sunt corecte. În caz contrar, s-ar putea constata că soldurile de numerar sunt mult mai mici decât se aștepta, rezultând cecuri recuperate sau comisioane de descoperit de cont. O reconciliere bancară va detecta, de asemenea, unele tipuri de fraude după fapt; aceste informații pot fi utilizate pentru a proiecta controale mai bune asupra primirii și plății numerarului.
Dacă există o activitate atât de redusă într-un cont bancar încât nu este cu adevărat nevoie de o reconciliere bancară periodică, ar trebui să vă întrebați de ce există chiar contul. Ar putea fi mai bine să reziliați contul și să rulați orice fonduri reziduale într-un cont mai activ. Procedând astfel, poate fi mai ușor să investiți fondurile reziduale, precum și să monitorizați starea investiției.
Cel puțin, efectuați o reconciliere bancară la scurt timp după sfârșitul fiecărei luni, când banca trimite companiei un extras bancar care conține soldul de numerar inițial al băncii, tranzacțiile efectuate în cursul lunii și soldul de numerar final. Este chiar mai bine să efectuați o reconciliere bancară în fiecare zi, pe baza informațiilor lunare până în prezent ale băncii, care ar trebui să fie accesibile pe site-ul web al băncii. Completând o reconciliere bancară în fiecare zi, puteți detecta și corecta imediat problemele. În special, o reconciliere zilnică va evidenția orice debite ACH din contul pe care nu le-ați autorizat; puteți instala apoi un bloc de debit pe cont pentru a împiedica utilizarea acestor debite ACH pentru a retrage fonduri din cont fără permisiunea dvs.
Este extrem de puțin probabil ca soldul de numerar final al unei companii și soldul de numerar final al băncii să fie identice, deoarece există probabil plăți și depozite multiple în tranzit în orice moment, precum și taxe de servicii bancare (pentru acceptarea cecurilor, înregistrarea depozitelor etc.) al patrulea), penalități (de obicei pentru descoperiri de cont) și depozite de fonduri insuficiente pe care compania nu le-a înregistrat încă.
Fluxul esențial de proces pentru o reconciliere bancară este de a începe cu soldul de numerar final al băncii, de a adăuga la acesta orice depozite în tranzit de la companie la bancă, de a scădea orice cecuri care încă nu au eliminat banca și fie de a adăuga, fie de a deduce orice alt obiecte. Apoi, accesați soldul de numerar final al companiei și deduceți din acesta orice comisioane de servicii bancare, cecuri NSF și penalități și adăugați la ea orice dobândă câștigată. La sfârșitul acestui proces, soldul bancar ajustat ar trebui să fie egal cu soldul de numerar ajustat final al companiei.
Terminologia reconcilierii bancare
Termenii cheie care trebuie luați în considerare atunci când aveți de-a face cu o reconciliere bancară sunt:
Depozit în tranzit . Numerar și / sau cecuri care au fost primite și înregistrate de o entitate, dar care nu au fost încă înregistrate în evidențele băncii unde entitatea depune fondurile. Dacă acest lucru are loc la sfârșitul lunii, depozitul nu va apărea în extrasul bancar și, astfel, devine un element de reconciliere în reconcilierea bancară. Un depozit în tranzit are loc atunci când un depozit ajunge la bancă prea târziu pentru ca acesta să fie înregistrat în acea zi sau dacă entitatea trimite prin e-mail depozitul către bancă (caz în care un flot de corespondență de câteva zile poate provoca o întârziere) sau entitatea nu a trimis încă deloc depozitul la bancă.
Verificare remarcabilă . O plată prin cec care a fost înregistrată de entitatea emitentă, dar care nu și-a șters încă contul bancar ca deducere din numerar. Dacă nu a eliminat încă banca până la sfârșitul lunii, aceasta nu apare în extrasul bancar de sfârșit de lună, la fel și un element de reconciliere în reconcilierea bancară de sfârșit de lună.
Verificare NSF . Un cec care nu a fost onorat de banca entității emitente a cecului, pe motiv că contul bancar al entității nu conține fonduri suficiente. NSF este un acronim pentru „fonduri insuficiente”. Entității care încearcă să încaseze un cec NSF i se poate percepe o taxă de procesare de către banca sa. Entității care emite un cec NSF i se va percepe cu siguranță o taxă de către banca sa.
Procedura de reconciliere bancară
Următoarea procedură de reconciliere bancară presupune că creați reconcilierea bancară într-un pachet software de contabilitate, ceea ce face procesul de reconciliere mai ușor:
Introduceți modulul software de reconciliere bancară. Va apărea o listă a cecurilor și a depozitelor neautorizate.
Verificați în modulul de reconciliere bancară toate cecurile care sunt listate pe extrasul de cont bancar ca fiind compensate de bancă.
Verificați în modulul de reconciliere bancară toate depozitele care sunt listate în extrasul bancar ca fiind compensate de bancă.
Introduceți drept cheltuieli toate cheltuielile bancare care apar pe extrasul bancar și care nu au fost deja înregistrate în evidența companiei.
Introduceți soldul final pe extrasul bancar. Dacă soldul contabil și bancar se potrivește, atunci înregistrați toate modificările înregistrate în reconcilierea bancară și închideți modulul. Dacă soldurile nu se potrivesc, continuați să revedeți reconcilierea bancară pentru elemente de reconciliere suplimentare. Căutați următoarele elemente:
Cecuri înregistrate în evidența bancară la o sumă diferită de cea înregistrată în evidența companiei.
Depozitele înregistrate în evidența bancară la o sumă diferită de cea înregistrată în evidența companiei.
Cecuri înregistrate în evidența bancară care nu sunt deloc înregistrate în evidența companiei.
Depozite înregistrate în evidența bancară care nu sunt deloc înregistrate în evidența companiei.
Transferuri bancare de intrare din care a fost extrasă o taxă de ridicare.
Probleme de reconciliere bancară
Există mai multe probleme care apar continuu ca parte a reconcilierii bancare și de care ar trebui să fiți conștienți. Sunt:
Cecuri neclare care continuă să nu fie prezentate . Va exista un număr rezidual de cecuri care fie nu sunt prezentate băncii pentru plată mult timp, fie care nu sunt prezentate niciodată pentru plată. Pe termen scurt, ar trebui să le tratați în același mod ca orice alte verificări nedescoperite - păstrați-le în lista de verificări nedescărcate din software-ul dvs. de contabilitate, astfel încât acestea să fie un element de reconciliere în curs. Pe termen lung, trebuie să contactați beneficiarul pentru a vedea dacă a primit vreodată cecul; va trebui probabil să anulați vechiul cec și să le eliberați unul nou.
Cecurile elimină banca după ce au fost anulate . După cum sa menționat în numărul special precedent, dacă un cec rămâne neclar pentru o lungă perioadă de timp, probabil că veți anula vechiul cec și veți emite un cec de înlocuire. Dar dacă beneficiarul plătește atunci cecul original? Dacă l-ați anulat la bancă, banca ar trebui să respingă cecul atunci când este prezentat. Dacă nu l-ați anulat la bancă, atunci trebuie să înregistrați cecul cu un credit în contul de numerar și un debit pentru a indica motivul plății (cum ar fi un cont de cheltuieli sau o creștere a unui cont de numerar sau o scădere a un cont de pasiv). Dacă beneficiarul plății nu a încasat încă cecul de înlocuire, ar trebui să îl anulați imediat la bancă pentru a evita o dublă plată. În caz contrar, va trebui să urmăriți rambursarea celui de-al doilea cec cu beneficiarul plății.
Cecurile depuse sunt returnate . Există cazuri în care banca va refuza depunerea unui cec, de obicei pentru că este tras pe un cont bancar situat într-o altă țară. În acest caz, trebuie să inversați intrarea inițială aferentă depozitului respectiv, care va fi un credit în contul de numerar pentru a reduce soldul de numerar, cu un debit corespunzător (creștere) în contul de creanță.
O altă posibilitate care poate cauza probleme este că datele acoperite de extrasul bancar s-au schimbat, astfel încât unele elemente să fie incluse sau excluse. Această situație ar trebui să apară numai dacă cineva de la companie a solicitat băncii să modifice data de închidere a contului bancar al companiei.
Exemplu de reconciliere bancară
ABC International își închide cărțile pentru luna încheiată la 30 aprilie. Controlorul ABC trebuie să pregătească o reconciliere bancară pe baza următoarelor probleme:
Extrasul bancar conține un sold bancar final de 320.000 USD.
Extrasul bancar conține o taxă de imprimare a cecului de 200 USD pentru noile cecuri comandate de companie.
Extrasul bancar conține o taxă de serviciu de 150 USD pentru operarea contului bancar.
Declarația bancară respinge un depozit de 500 USD din cauza fondurilor insuficiente și percepe companiei o taxă de 10 USD asociată respingerii.
Extrasul bancar conține venituri din dobânzi de 30 USD.
ABC a emis 80.000 de dolari de cecuri care încă nu au eliberat banca.
ABC a depus la sfârșitul lunii cecuri de 25.000 USD, care nu au fost depuse la timp pentru a apărea pe extrasul bancar.
Controlorul creează următoarea reconciliere:
