O cheltuială este reducerea valorii unui activ, deoarece este utilizată pentru a genera venituri. Dacă activul suport trebuie utilizat pe o perioadă lungă de timp, cheltuiala ia forma deprecierii și se percepe în mod ratabil pe durata de viață utilă a activului. În cazul în care cheltuiala este pentru un articol consumat imediat, cum ar fi un salariu, atunci acesta este de obicei taxat la cheltuială pe măsură ce este suportat. Cheltuielile comune sunt:
Costul marfurilor vandute
Cheltuieli de închiriere
Cheltuieli salariale
Cheltuieli cu utilitățile
În cazul în care o cheltuială este pentru o sumă minoră care nu poate fi consumată pentru o perioadă lungă de timp, aceasta este de obicei taxată la cheltuieli simultan, pentru a elimina timpul personalului contabil care altfel ar fi necesar pentru a-l urmări ca activ.
În contabilitatea pe bază de numerar, o cheltuială este înregistrată de obicei numai atunci când a fost efectuată o plată în numerar către un furnizor sau un angajat. În baza contabilității de acumulare, se înregistrează o cheltuială așa cum sa menționat mai sus, atunci când există o reducere a valorii unui activ, indiferent de orice ieșire de numerar aferentă.
Achiziționarea unui activ poate fi înregistrată ca o cheltuială dacă suma plătită este mai mică decât limita de capitalizare utilizată de o companie. Dacă suma plătită ar fi fost mai mare decât limita de capitalizare, atunci ar fi fost în schimb înregistrată ca activ și încasată la cheltuială la o dată ulterioară, când activul a fost consumat.
Contabilizarea unei cheltuieli implică de obicei una dintre următoarele tranzacții:
Debit la cheltuială, credit la numerar . Reflectă o plată în numerar.
Debit la cheltuială, credit la conturi de plătit . Reflectă o achiziție făcută pe credit.
Debit la cheltuială, credit la cont de activ . Reflectă taxarea pe cheltuiala unui activ, cum ar fi cheltuielile cu amortizarea unui activ fix.
Debit la cheltuială, credit la contul altor pasive . Reflectă o plată care nu implică datorii comerciale, cum ar fi plata dobânzii la un împrumut sau o cheltuială acumulată.
Conform principiului de potrivire, cheltuielile sunt de obicei recunoscute în aceeași perioadă în care sunt recunoscute veniturile aferente. De exemplu, dacă bunurile sunt vândute în ianuarie, atunci atât veniturile, cât și costul bunurilor vândute aferente tranzacției de vânzare ar trebui înregistrate în ianuarie.
O cheltuială nu este aceeași cu o cheltuială. O cheltuială este o plată sau apariția unei datorii, în timp ce o cheltuială reprezintă consumul unui activ. Astfel, o companie ar putea face o cheltuială de 10.000 USD în numerar pentru un activ fix, dar activul de 10.000 USD ar fi taxat doar pe cheltuială pe durata vieții sale utile. Astfel, o cheltuială are loc în general în avans, în timp ce recunoașterea unei cheltuieli s-ar putea răspândi pe o perioadă extinsă de timp.
Gestionarea cheltuielilor este conceptul de revizuire a cheltuielilor pentru a determina care dintre acestea pot fi reduse sau eliminate în condiții de siguranță fără a avea un impact negativ compensator asupra veniturilor sau asupra dezvoltării de produse sau servicii viitoare. Bugetele și analiza istorică a tendințelor sunt instrumente de gestionare a cheltuielilor.
