Un angajator este obligat să rețină anumite impozite pe salarii din plata salariaților, pe care apoi le remite guvernului. Deoarece angajatorul acționează ca agent al guvernului, aceste impozite sunt o datorie a angajatorului. Există mai multe impozite pe care o companie trebuie să le rețină din plata salariaților, care includ următoarele:
Impozite federale pe venit
Impozitul pe venit al statului
Porțiunea angajaților din impozitul Medicare
Porțiunea angajaților din impozitul pe asigurările sociale
Există, de asemenea, alte rețineri care nu sunt impozite, precum sechestrele de întreținere pentru copii. În toate aceste cazuri, compania reține impozitele (sau alte articole) din plata salariaților în numele entității impozitare. Aceasta înseamnă că compania este responsabilă pentru plata acestor rețineri către guvern; aceste plăți nu reprezintă o cheltuială, deoarece compania acționează doar ca agent, transferând numerar de la angajați către guvern. Guvernul a cerut companiilor să își asume acest rol de agenție, deoarece este mai ușor pentru guvern să monitorizeze remitențele printr-un număr mai mic de companii decât printr-un număr mult mai mare de persoane.
Există porțiuni corespunzătoare de impozite reținute pe salariu care sunt atât o cheltuială a companiei, cât și o datorie. Atât impozitul de securitate socială, cât și impozitul Medicare necesită compensarea de către companie. Astfel, în măsura sumei potrivite, o companie trebuie să debiteze un cont de cheltuieli cu impozitul pe salarizare și să crediteze un cont de pasiv. În toate cazurile, o companie își elimină răspunderea plătind fondurile către guvern.
În situațiile în care o companie nu reușește să colecteze fonduri de la angajați care ar trebui să fie remise guvernului, compania are în continuare obligația de a remite fondurile către guvern; în acest caz, compania a suportat atât o cheltuială, cât și o datorie, deși poate reduce ulterior suma cheltuielilor obținând rambursarea de la angajații săi. Rambursarea ar putea fi o problemă dacă angajații au părăsit compania de atunci.
