O închidere virtuală implică utilizarea unor sisteme de contabilitate complet integrate la nivelul întregii companii pentru a produce situații financiare în orice moment, la cerere. Această abordare necesită nu numai sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), ci și eforturi mari pentru a se asigura că informațiile de bază sunt corecte. Investiția necesară este atât de mare încât rareori vedeți o închidere virtuală în companiile mai mici. Închiderea virtuală necesită o atenție specială pentru următoarele domenii:
- Contabilitate centralizată . Este aproape imposibil să se realizeze o închidere virtuală fără o mare centralizare a contabilității combinată cu software-ul ERP. În schimb, asta înseamnă că nu puteți avea operațiuni de contabilitate împrăștiate în întreaga afacere care funcționează pe diferite software de contabilitate.
- Contabilitate standardizată . Tranzacțiile comerciale trebuie definite și tratate în același mod peste tot. În caz contrar, personalul contabil trebuie să petreacă timp investigând neregulile tranzacțiilor prezentate de diferitele filiale.
- Urmărirea erorilor . Orice erori constatate trebuie depistate și cauzele care stau la baza lor trebuie eliminate. În caz contrar, există prea multe probleme cu situațiile financiare virtuale apropiate pentru a se baza mult pe ele.
Este posibil ca rezultatele unei închideri virtuale să nu fie complet exacte, deoarece unele acumulări de cheltuieli, alocări de costuri și rezerve sunt dificil de automatizat.
O închidere virtuală diferă de o închidere ușoară prin faptul că închiderea soft necesită un număr limitat de pași de închidere; și din cauza acelor pași de închidere, închiderea ușoară este de obicei utilizată numai la sfârșitul lunii. Deoarece închiderea virtuală este în esență automatizată, nu există pași de închidere, ceea ce vă permite să rulați situații financiare pentru orice perioadă de timp; astfel, sunt posibile situații financiare zilnice.
Cheltuielile și efortul pe termen lung necesare pentru a crea o închidere virtuală nu sunt o investiție bună în industriile cu creștere mai lentă, unde există puțină concurență nouă și ciclurile de produse sunt lungi. Cu toate acestea, acest cost poate fi util în situația inversă, în care mediul de afaceri se schimbă cu mare rapiditate, iar conducerea poate utiliza situațiile financiare zilnice pentru a face corecții continue ale cursului direcției generale a afacerii. Cu toate acestea, chiar și în acest din urmă caz, o închidere virtuală merită efortul numai dacă conducerea va folosi efectiv informațiile pentru a lua decizii în timp util; dacă nu este cazul, atunci un proces de închidere mai tradițional poate fi o soluție mai bună și mai puțin costisitoare.
