Contabilitatea conturilor de plătit implică înregistrarea și plata datoriilor. Aceasta este zona funcțională principală prin care o companie înregistrează cheltuielile și plătește alte părți. Principalele sarcini de contabilitate de plătit sunt următoarele:
- Verificarea facturii . Primul pas în contabilizarea conturilor de plătit este asigurarea faptului că toate facturile primite de la furnizori sunt valabile. Există două modalități de a face acest lucru. O opțiune este ca un angajat autorizat să aprobe fiecare factură. Cealaltă opțiune este de a compara informațiile de pe fiecare factură cu comanda de autorizare de cumpărare și primirea documentației, care se numește potrivire în trei direcții. Deoarece ambele opțiuni necesită multă forță de muncă, este obișnuit să nu verificați facturile cu totaluri mici în dolari.
- Înregistrarea facturilor . Odată ce a fost verificată o factură, contabilul introduce suma datorată în software-ul conturilor de plătit. Informațiile introduse includ numele furnizorului, data facturii și suma facturii. Înregistrarea contabilă aferentă generată de software-ul de contabilitate este întotdeauna un credit în contul de plătit al conturilor. Debitul de compensare poate fi fie către un cont de cheltuieli, fie de activ.
- Plata facturilor . Atunci când o factură trebuie plătită, contabilul o configurează pentru plata prin intermediul software-ului de contabilitate. Acest lucru înseamnă de obicei că un registru preliminar de verificare este rulat și revizuit pentru a se asigura că toate articolele programate pentru plată ar trebui să fie plătite efectiv. Dacă da, verificați stocul este încărcat într-o imprimantă și verificările sunt tipărite. Informațiile justificative sunt atașate fiecărui cec și apoi trimise către un semnatar al cecului, care examinează fiecare pachet de informații pentru erori și apoi semnează cecurile. O alternativă este de a trimite plăți electronice direct în conturile bancare ale furnizorilor. După plată, toate informațiile de plată sunt capsate împreună și depuse după numele furnizorului.
Există o serie de sarcini suplimentare implicate în contabilitatea conturilor de plătit, inclusiv următoarele:
- Reconciliați periodic conturile de plătit pentru a vă asigura că soldul contului se potrivește cu sumele reale datorate furnizorilor.
- Trimiteți 1099 de formulare furnizorilor după sfârșitul anului calendaristic, dacă plățile totale către aceștia depășesc un prag.
- Contactați furnizorii pentru a vă asigura că au încasat toate cecurile trimise acestora; în caz contrar, sumele cecului neîncărcate ar trebui să fie transmise unui guvern de stat ca proprietate nerevendicată.
