Un ordin permanent este o autorizație recurentă de cumpărare sau de plată. Conceptul se poate aplica atât zonei de cumpărare, cât și celor de plătit, în care diferențele sunt următoarele:
- Achiziționarea . O comandă de cumpărare recurentă, care poate fi numită comandă de cumpărare principală, este emisă unui furnizor care autorizează livrările recurente către cumpărător. Acest acord specifică de obicei prețurile care trebuie plătite și cantitățile care trebuie livrate pe o anumită perioadă de achiziție. Vânzătorului i se poate cere să aștepte ca autorizațiile specifice să fie trimise de cumpărător sau, pur și simplu, să efectueze livrări în mod recurent.
- Datorii . Plățile recurente de aceeași sumă sunt efectuate către furnizori. Această abordare este utilizată în mod obișnuit pentru obligațiile contractuale, cum ar fi plățile lunare pentru asigurări, chirie, împrumuturi și taxe de parcare. Aceasta este de obicei sub formă de instrucțiuni cu banca cumpărătorului de a emite plăți la intervale regulate în contul bancar al vânzătorului. Informațiile referitoare la o comandă permanentă sunt menționate în mod obișnuit pe un formular de autorizare solicitat de banca cumpărătorului.
Comenzile permanente pot crește eficiența unei afaceri prin reproducerea achizițiilor și plăților, mai degrabă decât prin necesitatea inițierii unor tranzacții individuale de fiecare dată când trebuie efectuată o achiziție sau o plată. Acest lucru reduce considerabil cantitatea de hârtie asociată. Pericolul utilizării acestora este că acestea pot dura prea mult, astfel încât achizițiile să poată continua să fie efectuate după ce nu mai sunt necesare sau plățile efectuate după ce nu mai există obligația de a face acest lucru. În consecință, datele de reziliere ale ordinelor permanente trebuie monitorizate în mod constant.
O altă preocupare este că oricare tip de comandă permanentă poate crea o obligație semnificativă pentru o afacere, astfel încât să restricționeze strâns numărul de angajați autorizați să le emită.
