Prezentare generală a bugetului bazat pe zero
Un buget bazat pe zero cere managerilor să justifice toate cheltuielile bugetate. Acest lucru se opune abordării mai frecvente care necesită doar justificarea modificărilor incrementale ale bugetului sau a rezultatelor efective din anul precedent. Astfel, se presupune că un manager are o linie de bază a cheltuielilor zero (de aici și denumirea metodei de bugetare), indiferent de bugetul real în anul precedent.
În realitate, se presupune că un manager are o sumă minimă de finanțare pentru operațiunile departamentale de bază, peste care trebuie justificată finanțarea suplimentară. Intenția procesului este de a reorienta continuu finanțarea asupra obiectivelor cheie de afaceri și de a pune capăt sau de a reduce orice activități care nu mai sunt legate de aceste obiective.
Fluxul de bază al procesului în cadrul bugetării bazei zero este:
Identificați obiectivele de afaceri
Creați și evaluați metode alternative pentru realizarea fiecărui obiectiv
Evaluează nivelurile alternative de finanțare, în funcție de nivelurile de performanță planificate
Stabiliți prioritățile
Conceptul de împărțire a cheltuielilor în straturi poate fi, de asemenea, utilizat în sens invers, unde delimitați costurile specifice și investițiile de capital care vor fi suportate dacă adăugați un serviciu sau o funcție suplimentară. Astfel, managementul poate face determinări discrete ale combinației exacte a costului incremental și a serviciilor pentru afacerea lor. Acest proces va duce, de obicei, la cel puțin un nivel minim de serviciu, care stabilește o linie de bază a costurilor sub care este imposibil să treacă o companie, împreună cu diferite gradații de servicii peste minim.
Avantajele bugetării bazate pe zero
Există o serie de avantaje în bugetarea bazată pe zero, care includ:
Analiza alternativelor . Bugetarea bazată pe zero necesită ca managerii să identifice modalități alternative de desfășurare a fiecărei activități (cum ar fi păstrarea internă sau externalizarea acesteia), precum și efectele diferitelor niveluri de cheltuieli. Forțând dezvoltarea acestor alternative, procesul îi face pe manageri să ia în considerare alte modalități de a conduce afacerea.
Inflația bugetară . Deoarece managerii trebuie să lege cheltuielile cu activitățile, devine mai puțin probabil ca aceștia să își poată umfla în mod artificial bugetele - schimbarea este prea ușor de observat.
Comunicare . Bugetul bazat pe zero ar trebui să declanșeze o dezbatere semnificativă în rândul echipei de conducere cu privire la misiunea corporativă și cum trebuie realizată.
Eliminați activitățile non-cheie . O revizuire a bugetului bazată pe zero îi obligă pe manageri să decidă ce activități sunt cele mai critice pentru companie. Procedând astfel, pot viza activități non-cheie pentru eliminare sau externalizare.
Concentrarea misiunii . Întrucât conceptul de bugetare bazată pe zero necesită ca managerii să asocieze cheltuielile cu activitățile, aceștia sunt obligați să definească diferitele misiuni ale departamentelor lor - care altfel ar putea fi slab definite.
Identificarea redundanței . Revizuirea poate dezvălui că aceleași activități sunt efectuate de mai multe departamente, ceea ce duce la eliminarea activității în afara zonei în care conducerea dorește să fie centrată.
Revizuire necesară . Folosirea regulată a bugetului bazat pe zero face mai probabil ca toate aspectele unei companii să fie examinate periodic.
Alocarea resurselor . Dacă procesul se desfășoară având în vedere misiunea și obiectivele corporative generale, o organizație ar trebui să ajungă la o direcționare puternică a fondurilor în acele zone în care acestea sunt cele mai necesare.
Pe scurt, multe dintre avantajele bugetării bazate pe zero se concentrează pe o privire puternică și introspectivă asupra misiunii unei afaceri și exact asupra modului în care afacerea își alocă resursele pentru a-și îndeplini misiunea.
Dezavantaje ale bugetării zero-bazate
Principalul dezavantaj al bugetării bazate pe zero este nivelul extrem de ridicat de efort necesar pentru investigarea și documentarea activităților departamentului; aceasta este o sarcină dificilă chiar și o dată pe an, ceea ce face ca unele entități să folosească procedura doar o dată la câțiva ani sau când există schimbări semnificative în cadrul organizației. O altă alternativă este de a solicita utilizarea bugetului bazat pe zero pe o bază continuă prin diferite părți ale unei companii pe parcursul mai multor ani, astfel încât conducerea să poată face față mai puține astfel de recenzii pe an. Alte dezavantaje sunt:
Birocrația . Crearea unui buget de bază zero de la bază în mod continuu necesită o cantitate enormă de analize, ședințe și rapoarte, toate acestea necesitând personal suplimentar pentru a gestiona procesul.
Manieră de joc . Unii manageri pot încerca să distrugă rapoartele bugetare pentru a concentra cheltuielile în activitățile cele mai vitale, asigurându-se astfel că bugetele lor nu vor fi reduse.
Justificări intangibile . Poate fi dificil să se determine sau să se justifice nivelurile de cheltuieli pentru domeniile unei afaceri care nu produc rezultate „concrete”, tangibile. De exemplu, care este suma corectă a cheltuielilor de marketing și cât ar trebui investit în activități de cercetare și dezvoltare?
Timp managerial . Revizuirea operațională impusă prin bugetarea bazată pe zero necesită un timp semnificativ de gestionare.
Antrenament . Managerii necesită o pregătire semnificativă în procesul de bugetare bazat pe zero, ceea ce crește și mai mult timpul necesar în fiecare an.
Viteza de actualizare . Efortul suplimentar necesar pentru crearea unui buget bazat pe zero face chiar mai puțin probabil ca echipa de conducere să revizuiască bugetul în mod continuu pentru a-l face mai relevant pentru situația concurențială.
