O scrisoare de înșelătorie este o notificare trimisă unui client, în care se afirmă că a fost depășită la plata unui cont de primit către expeditor. Scrisorile înșelătoare urmează de obicei o progresie de la memento-uri politicoase la cereri de plată mai stridente, dacă clientul continuă să nu răspundă la plată. Primele câteva scrisori care sunt trimise unui client ar trebui să fie politicoase, pe baza teoriei că clientul pur și simplu a trecut cu vederea plata, iar compania dorește să își păstreze bunăvoința pentru viitoarele afaceri.
Cu toate acestea, pe măsură ce trece mai mult timp, compania începe să-și schimbe presupunerea de a face afaceri suplimentare cu clientul și, prin urmare, tinde să minimizeze cantitatea de bunăvoință a clienților pe care dorește să o rețină în favoarea plății acum. Indiferent de tonul scrisorii, acesta menționează întotdeauna suma datorată, data facturii neplătite, numărul facturii și eventualele amenzi la plata cu întârziere sau penalități de dobândă.
La un moment dat după data normală a plății, eficacitatea emiterii de scrisori de scădere va scădea, astfel încât o companie să întrerupă utilizarea lor și să se bazeze pe contacte personale, avocați și agenții de colectare.
O scrisoare înșelătoare poate lua o varietate de forme fizice. A fost inițial o scrisoare care ar putea fi trimisă prin poștă obișnuită, prin poștă recomandată sau prin livrare peste noapte, pentru a transmite urgența crescândă a cererii, precum și pentru a crea o înregistrare a primirii (în cazul poștei recomandate sau a livrării peste noapte) . Cu toate acestea, o scrisoare extraordinară poate fi trimisă și ca fax, e-mail sau chiar un mesaj text. Aceste metode de livrare electronică pot rătăci (mai ales un fax) și pot să nu fie la fel de eficiente ca metoda tradițională pe hârtie.
Scrisorile înșelătoare sunt frecvent generate de un computer, fără nicio contribuție umană. Sistemul este configurat pentru a utiliza un anumit text dacă plata nu a fost efectuată într-un anumit număr de zile și pentru a utiliza apoi un text diferit pentru literele generate după ce a trecut o perioadă mai lungă de timp fără plată. Poate fi mai eficient să eliminați sarcina de a crea și a emite scrisori pentru o terță parte.
Personalul departamentului de credit poate modifica periodic calendarul sau conținutul acestor scrisori generate automat, dacă consideră că unele variații vor îmbunătăți rata de colectare. Acest lucru poate fi realizat cu testarea AB, în care sunt emise două versiuni ale unei scrisori de împrăștiere și se monitorizează eficacitatea fiecăreia; dacă o versiune are ca rezultat mai multe plăți ale clienților, acea versiune devine noul format implicit de scrisoare care va fi utilizat.
Există reguli care reglementează nivelul de amenințare care poate fi inclus într-o scrisoare de înșelăciune, în funcție de jurisdicția guvernamentală în care își are reședința clientul, deci trebuie să evitați scrisorile de excludere excesiv de stridente.
O scrisoare înșelătoare nu este la fel ca o declarație de sfârșit de lună. Un extras este trimis tuturor clienților care au facturi neplătite la sfârșitul lunii. Declarația include toate facturile care nu au fost încă plătite, chiar dacă acestea nu sunt încă scadente pentru plată. Declarația nu este considerată a fi hărțuire, ci mai degrabă o simplă declarație de cont, la un moment dat. Cu toate acestea, este încă considerat un instrument de colectare, deoarece poate duce la întrebări ale clienților cu privire la facturile pe care nu le au în evidența lor și pe care, prin urmare, nu le-ar fi plătit.
