Debitele și creditele sunt părțile opuse ale unei înregistrări în jurnal contabil. Acestea sunt utilizate pentru a modifica soldurile finale din conturile contabile generale. Regulile care reglementează utilizarea debitelor și creditelor într-o intrare în jurnal sunt după cum urmează:
Regula 1: Toate conturile care conțin în mod normal un sold debitor vor crește în sumă atunci când li se adaugă un debit (coloana din stânga) și reduse atunci când li se adaugă un credit (coloana din dreapta). Tipurile de conturi cărora li se aplică această regulă sunt cheltuielile, activele și dividendele.
Regula 2: Toate conturile care conțin în mod normal un sold de credit vor crește în valoare atunci când li se adaugă un credit (coloana din dreapta) și se reduce atunci când li se adaugă un debit (coloana din stânga). Tipurile de conturi cărora li se aplică această regulă sunt pasivele, veniturile și capitalurile proprii.
Regula 3: Conturile contra reduc soldurile conturilor cu care sunt asociate. Aceasta înseamnă că (de exemplu) un cont contra asociat cu un cont de activ se comportă ca și cum ar fi un cont de pasiv.
Regula 4: Valoarea totală a debitelor trebuie să fie egală cu valoarea totală a creditelor dintr-o tranzacție. În caz contrar, se spune că o tranzacție este dezechilibrată, iar situațiile financiare din care este construită o tranzacție vor fi inerent incorecte. Un pachet software de contabilitate va semnaliza orice intrări din jurnal care sunt dezechilibrate, astfel încât să nu poată fi introduse în sistem până când nu au fost corectate.
Respectând aceste reguli de debit și credit, veți fi siguri că faceți înregistrări în registrul general care sunt tehnic corecte, ceea ce elimină riscul de a avea un sold de probă dezechilibrat. Cu toate acestea, doar respectarea regulilor nu garantează că intrările rezultate vor fi corecte în esență, deoarece aceasta necesită și o cunoaștere a modului de înregistrare a tranzacțiilor în cadrul contabil aplicabil (cum ar fi principiile contabile acceptate în general sau standardele internaționale de raportare financiară).
