O înregistrare jurnal este utilizată pentru a înregistra debitele și creditele unei tranzacții în evidența contabilă. Este utilizat într-un sistem de contabilitate cu intrare dublă, unde sunt necesare atât un debit, cât și un credit pentru a completa fiecare intrare. Elementele esențiale ale formatului de intrare în jurnal sunt următoarele:
- O linie de antet poate include un număr de intrare în jurnal și o dată de intrare. Numărul este utilizat pentru indexarea intrării în jurnal, astfel încât să poată fi stocată corect și recuperată din stocare.
- Prima coloană include numărul contului și numele contului în care este înregistrată intrarea. Acest câmp este indentat dacă este pentru contul creditat.
- Cea de-a doua coloană conține suma de debit care trebuie introdusă.
- A treia coloană conține suma de credit care trebuie introdusă.
- O linie de subsol poate include, de asemenea, o scurtă descriere a motivului înregistrării. Este recomandată o intrare în linia de subsol, deoarece există atât de multe intrări în jurnal încât este ușor să uitați de ce a fost făcută fiecare intrare.
Astfel, formatul de bază al intrării în jurnal este:
