Raportul de îmbătrânire a conturilor de plătit clasifică datoriile către furnizori pe baza cupelor de timp. Raportul este de obicei configurat cu cupe de 30 de zile, astfel încât fiecare coloană succesivă din raport să enumere facturile furnizorilor care sunt:
0 până la 30 de zile
31 - 60 de zile
61 - 90 de zile
Mai vechi de 90 de zile
Scopul raportului este de a oferi utilizatorului un ajutor vizual în stabilirea facturilor restante la plată. Cu toate acestea, un defect esențial în acest raport este acela că presupune că toate facturile trebuie plătite în 30 de zile. În realitate, unele facturi pot fi datorate la primire, în 60 de zile sau aproape oriunde. În consecință, o factură listată în raportul de îmbătrânire ca fiind actuală ar putea fi de fapt restantă la plată, în timp ce o factură listată în perioada de timp de 31 până la 60 de zile ar putea să nu fie încă de plătit.
Pentru ca raportul să fie eficient, acesta trebuie curățat periodic, astfel încât debitele și creditele rătăcite să fie eliminate din raport. În caz contrar, tinde să devină aglomerat în timp și, prin urmare, mai greu de citit.
Având în vedere problemele menționate aici, o soluție mai bună este utilizarea unui raport generat de sistemul contabil, care listează numai acele facturi ale furnizorilor care sunt aproape scadente sau restante pentru plată, pe baza datelor facturii și a termenilor de plată a furnizorului.
Raportul privind îmbătrânirea este uneori folosit de auditorii externi ai unei companii ca listă a datoriilor datorate la sfârșitul perioadei de audit. Cu toate acestea, acest raport le este util numai dacă totalul acestuia corespunde soldului conturilor de plătit din contabilitatea finală.
