O datorie negativă apare de obicei în bilanț atunci când o companie plătește mai mult decât suma cerută de o datorie. De exemplu, dacă ar fi să plătiți accidental factura unui furnizor de două ori, prima plată ar reduce la zero pasivul inițial înregistrat în conturile de plătit, în timp ce a doua plată nu ar avea nicio obligație de compensare, rezultând o pasiv negativ în bilanț.
Datoriile negative sunt, de obicei, pentru sume mici care sunt agregate în alte datorii. Ele apar frecvent în registrul de conturi de plătit sub formă de credite, pe care personalul de plătit al conturilor companiei le poate utiliza pentru a compensa viitoarele plăți către furnizori. Din punct de vedere tehnic, o datorie negativă este un activ al companiei și, prin urmare, ar trebui clasificat ca o cheltuială preplătită.
Majoritatea datoriilor negative sunt create din greșeală, astfel încât prezența lor indică probleme cu sistemul contabil subiacent. De exemplu, este posibil ca software-ul de contabilitate să nu recunoască și să semnalizeze numerele duplicate ale facturii furnizorului, permițând facturilor care au fost trimise de mai multe ori să fie plătite din nou.
