O reconciliere în numerar mic este o revizuire formală a evidențelor în numerar mic. Intenția acestei activități este de a vedea dacă au existat plăți nedocumentate. Astfel de plăți sunt o problemă obișnuită în numerarul mic, unde există un risc ridicat de fraudă. De asemenea, deoarece majoritatea custodilor cu numerar mic nu sunt instruiți ca contabili, pot înregistra incorect plățile. Din aceste motive, ar trebui efectuată la intervale regulate o reconciliere cu numerar mic. Revizuirea poate fi tratată ca un audit, ceea ce înseamnă că nu avertizați custodele în numerar mic cu privire la sosirea recenzorului. Această lipsă de avertisment este utilă pentru depistarea eventualelor retrageri personale din fondul de numerar mic de către custode.
Faceți pașii următori pentru a reconcilia numerarul mic:
Constatați soldul declarat. Examinați politica de numerar mic a companiei și stabiliți soldul de numerar mic stabilit pentru fondul care urmează să fie revizuit. Fondurile de numerar mic pot avea solduri declarate diferite, deoarece unii experimentează volume de tranzacții mai mari decât altele.
Obțineți o formă de reconciliere . Dacă compania folosește un formular formal de reconciliere, obțineți o copie goală și utilizați-o pentru a documenta pașii următori.
Calculați numerarul retras. Numărați numerarul rămas în fondul de numerar mic și scăpați-l din soldul declarat pentru fond. Rezultatul este suma de numerar retrasă din fond.
Rezumați vouchere. Adăugați cheltuielile totale enumerate pe fiecare bon de numerar mic din fondul de numerar mic (informațiile pot proveni și din carnetul de numerar mic). Scădeți această sumă din suma calculată de numerar retras. Rezultatul ar trebui să fie zero. Dacă există un sold rezidual, atunci există o depășire a numerarului în fond. Dacă există un sold negativ, există o lipsă de numerar în fond.
Investigați varianțele. Investigați orice diferență între suma declarată a fondului de numerar mic și totalul efectiv al numerarului și a bonurilor. Dacă diferența este inexplicabilă, completați un voucher care să precizeze suma inexplicabilă și încărcați-l într-un cont departamental predeterminat din registrul general.
Este util să încărcați diferențe inexplicabile într-un cont de cheltuieli rezervat în acest scop. Procedând astfel, este mult mai ușor să urmăriți cantitatea cumulată de pierderi nedocumentate în timp. De asemenea, luați în considerare adoptarea unei politici care impune notificarea personalului de audit intern dacă suma unei penurii inexplicabile într-un fond de numerar mic depășește o anumită sumă.
În cele din urmă, semnalizați fondurile de numerar mic pentru reconcilieri mai frecvente dacă detectați un tipar continuu de erori. Frecvența crescută a revizuirii poate descoperi probleme înainte ca pierderile materiale să se acumuleze.
