O factură scadentă este o facturare care nu a fost plătită de la data scadenței. Dacă o companie acordă credit clienților săi, este posibil să se confrunte cu situații în care trebuie să colecteze o factură scadentă. Există o multitudine de pași disponibili pentru a face acest lucru. Procesul de colectare începe cu adevărat înainte ca o factură să fie emisă unui client. Luați în considerare următoarele:
- Reconfigurați condițiile de plată. Solicitați plata integrală sau parțială a sumei datorate înainte de efectuarea livrării, comprimați termenii de plată în mai puține zile și / sau declarați că veți percepe taxe de întârziere. O combinație a acestor articole ar trebui să accelereze colectarea numerarului.
- Revizuirea creditului . Ar fi trebuit să acordați credit unui client pentru început? Orice cerere medie-mare de credit comercial ar trebui să solicite finalizarea unei cereri de credit, examinarea situațiilor financiare ale clientului și revizuirea unui raport de credit al unei terțe părți.
- Erori de expediere . Are compania un istoric al emiterii de produse incorecte sau deteriorate? Dacă da, efortul colectării va fi mult mai greu. Corectarea acestor probleme interne va elimina multe probleme de colectare.
- Erori de facturare . Solicitați o a doua persoană să corecteze facturi complexe sau mari. În caz contrar, este posibil ca clienții să rețină plata, chiar dacă eroarea nu implică prețul indicat pe factură.
O selecție a celor mai bune opțiuni de colectare ulterioare emiterii facturii sunt notate mai jos, în ordinea crescândă a severității. Dacă doriți să mențineți o relație cordială cu un client, cel mai bine este să vă limitați la articolele anterioare din listă. Dacă doriți pur și simplu să fiți plătit și nu vă așteptați sau doriți o relație pe termen lung, atunci tehnicile mai agresive de mai târziu în listă pot fi ceea ce aveți nevoie. Sunt:
- Scrisoare păcălitoare . Aceasta este o scrisoare de reamintire (sau fax sau e-mail) care indică suma datorată pentru plată, numărul facturii și data facturii. Este menit să fie un memento discret.
- Apel telefonic . Dacă o scrisoare insinuantă nu generează niciun răspuns, atunci este timpul ca un apel de la persoană la persoană să afle de ce nu se efectuează plata. Puteți trece apoi la o varietate de tactici, în funcție de ceea ce învățați.
- Informați personalul de vânzări . Este posibil ca departamentul dvs. de vânzări să poată reveni la canalele clientului pentru a obține plata.
- Escalați . Dacă nu puteți obține pe cineva din departamentul de contabilitate al clientului să autorizeze plata, este posibil să aveți mai mult noroc dacă directorul financiar sau controlorul dvs. contactează omologul lor.
- Configurați un program de plată . Dacă clientul pur și simplu nu poate plăti în acest moment, atunci setați un program de plată pentru o serie de plăți viitoare, de preferință susținute de o garanție personală de către proprietarul clientului.
- Acceptați returnarea mărfurilor . Dacă clientul mai are tot ce i-ai vândut, atunci aranjează să-l returneze.
- Emiteți o scrisoare de avocat . Aceasta este în esență o „nastygram” emisă de avocatul dvs. și pe antetul oficial al avocatului, care avertizează asupra unor consecințe ulterioare, dacă plata nu se face imediat.
- Impuneți o reținere a creditului . Nu permiteți departamentului de expediere să trimită alte expedieri către client și asigurați-vă că acesta știe despre această deținere a creditului.
- Sue în instanța de judecată pentru reclamații mici . Este destul de ieftin să acționați în justiție un client în instanța de despăgubire mică, dacă suma neplătită nu este mare. Ar putea fi suficient să completați pur și simplu formularul de reclamație al instanțelor cu reclamații mici și să trimiteți o copie clientului, mai degrabă decât să o depuneți la instanță.
- Demandați clientul . Acesta este un efort de ultimă oră și va fi atât prelungit, cât și costisitor. De asemenea, nu are nicio diferență dacă câștigi în instanță dacă clientul nu are bani. În consecință, prescrieți clienții pentru a vedea dacă au suficiente active înainte de a autoriza o bătălie juridică.
- Depuneți o cerere de faliment involuntară . Dacă un client nu plătește un număr de furnizori ai săi, vă puteți lega împreună cu alți câțiva pentru a depune o petiție pentru a da clientul în faliment. Acest lucru va iniția proceduri lungi de faliment, dar vă poate permite să recuperați o sumă mică din creanța inițială a contului.
Primele șase dintre aceste puncte sunt eforturi relativ modeste pe care orice companie le va implica probabil clienților săi pe termen lung. Nivelul de virulență crește considerabil după aceea, astfel încât articolele ulterioare să fie angajate numai dacă sunteți dispus să opriți toate vânzările ulterioare cu un client.
