Contabilitatea este înregistrarea sistematică a tranzacțiilor financiare ale unei companii. Procesul de înregistrare include stabilirea unui sistem de păstrare a evidenței, urmărirea tranzacțiilor în cadrul sistemului respectiv și agregarea informațiilor rezultate într-un set de rapoarte financiare. Aceste trei aspecte ale contabilității sunt defalcate în mai multe detalii după cum urmează:
Sistem de păstrare a înregistrărilor . Sistemul de păstrare a evidenței contabile necesită utilizarea unui set standard de politici și proceduri contabile, precum și a unor formulare standardizate. Procedurile ar trebui să includă controale concepute pentru a se asigura că activele sunt utilizate conform destinației. Sistemul de păstrare a înregistrărilor este construit în mod obișnuit în jurul unui pachet software de contabilitate disponibil în comerț. Sistemul general va trebui probabil să fie proiectat în jurul software-ului, pentru a se asigura că toate caracteristicile software-ului sunt pe deplin utilizate.
Urmărirea tranzacțiilor . Este necesară o procedură separată pentru a colecta informații despre fiecare tip de tranzacție comercială. De exemplu, sunt necesare sisteme separate pentru procesarea comenzilor clienților, facturarea clienților și colectarea numerarului de la clienți. Urmărirea tranzacțiilor ocupă cea mai mare parte a timpului contabilului.
Raportarea financiară . Mai multe cadre contabile, în special GAAP și IFRS, impun un mod specific în care tranzacțiile comerciale trebuie tratate în evidența contabilă și agregate în situațiile financiare. Rezultatul este o declarație de profit, un bilanț, o situație a fluxurilor de trezorerie și prezentările justificative care descriu rezultatele unei perioade de raportare și poziția financiară a entității raportoare la sfârșitul perioadei respective.
Pe scurt, semnificația contabilității acoperă o gamă largă de activități, dar poate fi agregată într-un sistem de colectare a datelor, colectarea continuă de date în sistemul respectiv și raportarea informațiilor din sistemul respectiv.
Semnificația contabilității poate fi extinsă în mod eronat pentru a include auditul intern și extern. Auditul intern implică testarea sistemelor pentru a vedea dacă acestea funcționează conform intenției și, prin urmare, nu se încadrează în definiția tradițională a contabilității. Auditul extern implică examinarea înregistrărilor contabile pentru a vedea dacă auditorul poate atesta corectitudinea informațiilor prezentate în situațiile financiare; din nou, această sarcină nu se încadrează în definiția tradițională a contabilității.
