Controalele conturilor de plată sunt utilizate pentru a atenua riscul de pierderi în funcția de datorii. Controlul datoriilor este agregat în trei categorii generale, care verifică obligația companiei de a plăti, introducând datele de plată în sistemul informatic și plătind furnizorii. Comenzile sunt după cum urmează:
Obligația de a plăti controale
Verificarea obligației de plată poate fi realizată printr-unul din mai multe controale posibile. Sunt:
Aprobarea facturii . Persoana care este în măsură să autorizeze plata înseamnă aprobarea facturii furnizorului. Cu toate acestea, acesta este de fapt un control relativ slab în cazul în care aprobatorul vede doar factura furnizorului, deoarece nu există nicio modalitate de a spune dacă bunurile sau serviciile au fost primite sau dacă prețurile percepute au fost cele pe care compania le-a convenit inițial. Aprobatorul poate dori, de asemenea, să știe ce cont de contabilitate generală va fi taxat. În consecință, este mai bine ca personalul de plătit să asambleze mai întâi factura furnizorului, să autorizeze comanda de cumpărare și să primească documentația într-un pachet, apoi să ștampileze factura cu un bloc de semnături care include numărul de cont care urmează să fie debitat, apoi să aibă aprobatorul verifică-l. Această abordare oferă recenzorilor un set complet de informații cu care să lucreze.
Aprobarea comenzii de cumpărare . Departamentul de achiziții emite o comandă de cumpărare pentru fiecare achiziție efectuată. Procedând astfel, personalul care achiziționează aprobă, în esență, toate cheltuielile înainte de a fi efectuate, ceea ce poate împiedica unele cheltuieli să se producă vreodată. Întrucât acest control implică o cantitate considerabilă de muncă a personalului de cumpărare, aceștia vor cere probabil angajaților să solicite articole pe un formular formal de cerere de achiziție.
Finalizează un meci în trei . Personalul de datorii corespunde facturii furnizorului cu comanda de cumpărare aferentă și dovada primirii înainte de a autoriza plata. Această abordare înlocuiește necesitatea aprobării individuale a facturilor, deoarece aprobarea se bazează pe comanda de cumpărare. De asemenea, este mai bine decât aprobarea numai pe baza comenzii de cumpărare, deoarece verifică și primirea bunurilor. Cu toate acestea, este, de asemenea, dureros de lent și se poate defecta dacă lipsesc hârtiile.
Căutare de plăți duplicat manual. Un sistem computerizat de datorii efectuează o căutare automată a numerelor de factură duplicate. Acesta este un efort mult mai dificil într-un sistem de contabilitate complet manual. În acest caz, funcționarul de datorii poate căuta în fișierul furnizorului și în fișierul facturilor neplătite pentru a vedea dacă o factură tocmai primită de la un furnizor a fost deja plătită. În multe situații, volumul facturilor primite de la furnizori face acest lucru atât de dificil încât personalul plătibil renunță la orice încercare de identificare a facturilor duplicate și acceptă pur și simplu că va plăti ocazional pentru astfel de articole.
Controale de introducere a datelor
Există mai multe modalități de a vă asigura că toate facturile furnizorului au fost introduse în sistemul de conturi de plătit, deși aceste controale au diferite grade de succes. Comenzile sunt:
Înregistrați după aprobare . Acest control obligă personalul de plătit din conturi să verifice aprobarea fiecărei facturi înainte de a o introduce în sistem.
Înregistrați înainte de aprobare . Acest control acordă o prioritate mai mare furnizorilor de plăți decât obținerea autorizațiilor de plată, deoarece fiecare factură primită este înregistrată în sistemul datoriilor simultan. Acest control funcționează cel mai bine în cazul în care comenzile de cumpărare au fost deja utilizate pentru a autoriza o achiziție.
Adoptați un ghid de numerotare a facturilor . Poate că cea mai mare problemă în domeniul introducerii datelor cu privire la datoriile sunt plățile duplicate. Aceasta nu pare a fi o problemă, deoarece majoritatea companiilor utilizează software de contabilitate care detectează automat facturile duplicate și previne plățile duplicate. Cu toate acestea, poate exista inconsistență în modul de înregistrare a numerelor de factură. De exemplu, înregistrați numărul facturii 0000078234 cu zerourile din partea de sus sau fără ele? Dacă aceeași factură este prezentată personalului de datorii de două ori și este înregistrată ca 0000078234 o dată și 78234 data viitoare, sistemul nu le va semnaliza ca fiind facturi duplicate. Aceeași problemă apare și cu liniuțe într-un număr de factură; un număr de factură de 1234-999 poate fi înregistrat ca 1234-999 sau ca 1234999.
Potrivire cu bugetul din situațiile financiare . Dacă factura furnizorului a fost taxată incorect către departamentul greșit, este posibil ca un manager de departament care examinează situațiile financiare să detecteze o diferență între suma percepută și buget și, astfel, ar aduce problema în atenția departamentului contabil.
Controale de plată
Cea mai mare parte a controalelor menționate mai jos se referă la plata prin cec, deoarece aceasta este în continuare forma de plată predominantă. Comenzile sunt:
Imprimare și semnare a cecului divizat . O persoană ar trebui să pregătească cecurile și o altă persoană ar trebui să le semneze. Procedând astfel, există o verificare încrucișată a emiterii de numerar.
Stocați toate cecurile într-o locație blocată . Stocul de verificare neutilizat trebuie depozitat întotdeauna într-o locație blocată. În caz contrar, cecurile pot fi furate și completate în mod fraudulos și încasate. Aceasta înseamnă că orice plăcuțe de semnătură sau ștampile ar trebui să fie, de asemenea, depozitate într-un loc blocat.
Urmăriți succesiunea numerelor de verificare utilizate . Mențineți un jurnal în care sunt listate gama de numere de verificare utilizate în timpul unei verificări. Acest lucru este util pentru a determina dacă ar putea lipsi orice verificări în stocare. Acest jurnal nu trebuie păstrat cu cecurile stocate, deoarece cineva ar putea fura jurnalul în același timp cu care fură cecurile.
Solicitați semnarea verificării manuale . O companie poate solicita semnarea tuturor cecurilor. Acesta este de fapt un control relativ slab, deoarece puțini semnatari de cecuri aprofundează de ce se emit cecuri și rareori pun la îndoială sumele plătite. Dacă o companie alege să folosească în schimb o placă de semnătură sau o ștampilă, atunci este mult mai important să aveți un sistem puternic de comandă de cumpărare; personalul care cumpără devine aprobatorii de facto ai facturilor prin emiterea comenzilor de cumpărare mai devreme în fluxul procesului de datorii.
Solicitați un semnator de cec suplimentar . Dacă suma unui cec depășește o anumită sumă, solicitați un al doilea semnator de cec. Acest control oferă, probabil, mai multor persoane de nivel superior șansa de a nu mai efectua o plată. În realitate, este mai probabil să introducă doar un alt pas în procesul de plată fără a întări cu adevărat mediul de control.
