O solicitare de procură conține materiale despre entitatea emitentă de care investitorii trebuie să ia decizii în cunoștință de cauză cu privire la voturile acționarilor. Această emisiune este necesară pentru companiile deținute public. O cerință pentru fiecare companie publică este să organizeze cel puțin o adunare a acționarilor pe an. S-ar putea să fie nevoie de reuniuni suplimentare, dacă compania are nevoie de aprobarea acționarilor pentru elemente suplimentare, cum ar fi o modificare a actului constitutiv sau o creștere a numărului de administratori. Circumstanțele acestor întâlniri sunt guvernate de legile statului în care este încorporată o companie. Legislația statului poate, de exemplu, să impună ca întâlnirile să se desfășoare într-un anumit număr de zile de la sfârșitul anului fiscal.
Solicitarea Proxy
Înainte de a avea loc o adunare a acționarilor, compania trebuie să emită o solicitare de împuternicire acționarilor săi cu drept de vot. Această solicitare conține informații despre companie și notează, de asemenea, toate articolele care necesită votul acționarilor. Conținutul exact al documentului de solicitare de procură este guvernat de regula 14a-3 a Securities and Exchange Commission (SEC). Regula definește o serie de tipuri de informații care trebuie incluse în solicitare, inclusiv:
- Informații despre unde și când va avea loc întâlnirea
- Data până la care acționarii trebuie să-și prezinte propunerile de includere în solicitare
- Metoda de revocare a proxy-urilor, dacă este permisă
- Orice drept de apreciere pentru dizidenți
- Orice interese pe care directorii și ofițerii companiei le pot avea asupra articolelor care se votează
- O sinteză a valorilor mobiliare cu drept de vot restante și cine le deține
- Data înregistrării care este utilizată pentru a determina ce acționari pot vota
- Orice relație pe care directorii o pot avea cu compania
- Compensația plătită ofițerilor și directorilor
- Sumele plătite auditorilor companiei pentru audit și alte servicii
- O descriere a oricărui beneficiu, bonus, pensie sau plan similar care urmează să fie votat
- O descriere a oricăror valori mobiliare care vor fi autorizate să fie emise
- O descriere a oricărei proprietăți pe care compania intenționează să o cedeze sau să o achiziționeze
- O descriere a oricăror modificări propuse la actul constitutiv al companiei
- Raportul anual sau formularul 10-K (dacă solicitarea este pentru adunarea anuală)
Toate informațiile anterioare sunt emise acționarilor împreună cu un card proxy. Cardul este utilizat de acționari pentru a vota pentru sau împotriva propunerilor companiei sau pentru a se abține de la acestea.
Aprobarea SEC a proxy-ului
Dacă solicitarea include votul pe alte subiecte decât alegerea directorilor sau aprobarea auditorilor, aceasta trebuie mai întâi aprobată de SEC. Dacă SEC nu răspunde în termen de 10 zile în care intenționează să comenteze solicitarea, atunci compania o poate emite acționarilor. În caz contrar, SEC are la dispoziție 30 de zile pentru a comenta.
Date proxy aplicabile
Un ingredient esențial al solicitării prin procură este un set de date, care sunt:
- Data înregistrării . Data la care compania identifică acționarii eligibili pentru vot la adunarea acționarilor. De obicei, este cu cel mult 60 de zile înainte de data întâlnirii.
- Data de expediere . Data la care materialele proxy urmează să fie expediate prin poștă.
- Data întâlnirii . Data adunării acționarilor. Acest lucru este limitat în mod normal de legea statului să fie cel puțin 10 zile după data de expediere. Intervalul este, de obicei, cu câteva săptămâni mai lung, pentru a oferi acționarilor timp pentru a-și prezenta cardurile de proxy.
Votează Tallying
Cardurile proxy completate sunt în mod normal contabilizate de agentul de transfer de acțiuni al unei companii, deși alte părți sau compania însăși pot face acest lucru. Agentul de transfer de stocuri este o alegere bună, deoarece această entitate are proceduri în vigoare pentru înregistrarea și agregarea informațiilor pe cardurile proxy. Aceste informații sunt apoi rezumate și prezentate la adunarea acționarilor. Rezumatul este inclus și în procesul-verbal al ședinței.
