Numerarul mic este o cantitate mică de numerar care este păstrată în incinta companiei pentru a plăti pentru nevoi minore de numerar. Exemple de astfel de plăți sunt rechizite de birou, carduri, flori și așa mai departe. Numerarul mic este stocat într-un sertar sau o cutie pentru numerar mic lângă locul unde este cel mai necesar. Pot exista mai multe locații de numerar mic într-o afacere mai mare, probabil una pe clădire sau chiar una pe departament. Un sistem de contabilitate separat este utilizat pentru a urmări tranzacțiile cu numerar mic.
Sistemul Petty Cash
Pentru a înființa un fond de numerar mic, casierul creează un cec din suma finanțării alocate unui anumit fond de numerar mic (de obicei, câteva sute de dolari). Alternativ, casierul ar putea să numere pur și simplu numerarul pentru fondul de numerar mic, dacă există suficiente bancnote și monede în incintă. Înregistrarea inițială a jurnalului de numerar mic este un debit în contul de numerar mic și un credit în contul de numerar.
Depozitarul de numerar mic plătește apoi numerar mic de la fond în schimbul încasărilor aferente oricărei cheltuieli. Nu există nicio intrare în jurnal în acest moment; în schimb, soldul de numerar din fondul de numerar mic continuă să scadă, în timp ce numărul de încasări continuă să crească. Totalul încasărilor și numerarului rămas ar trebui să fie egal cu suma inițială a finanțării în numerar mic în orice moment. Cu toate acestea, erorile de înregistrare și furtul pot duce la o diferență față de suma inițială a finanțării.
Când soldul de numerar din fondul de numerar mic scade la un nivel suficient de minim, custodele de numerar mic solicită mai mulți bani de la casierie. Aceasta ia forma unei rezumări a tuturor încasărilor acumulate de custode. Casierul creează un nou cec în valoarea încasărilor și schimbă cecul pentru încasări. Intrarea în jurnalul de numerar mic este un debit în contul de numerar mic și un credit în contul de numerar.
Custodele pentru numerar mic umplu sertarul sau cutia pentru numerar mic, care ar trebui să conțină acum suma inițială de numerar care a fost desemnată pentru fond. Casierul creează o înregistrare în jurnal pentru a înregistra încasările de numerar mic. Acesta este un credit în contul de numerar mic și probabil debite în mai multe conturi de cheltuieli diferite, cum ar fi contul de rechizite de birou (în funcție de ceea ce a fost achiziționat cu numerarul). Soldul din contul de numerar mic ar trebui să fie acum același cu suma la care a început.
În realitate, soldul din contul de numerar mic este mai mare decât suma de numerar de fapt din cutia de numerar mic, deoarece numerarul din cutie este plătit continuu. Cu toate acestea, diferența este atât de mică încât este complet imaterială față de rezultatele din situațiile financiare. Astfel, diferența se reconciliază numai atunci când caseta de bani mici trebuie completată.
Exemplu de contabilitate în numerar mic
O companie înființează un fond de numerar mic și inițial îl finanțează cu 300 de dolari. Intrarea este:
