Finanţa

Cărți fantomă

Probleme cu cardurile de achiziții ale companiei

Multe organizații permit angajaților lor să folosească carduri de credit personale pentru a cumpăra bunuri și servicii în numele companiei, pentru care sunt rambursate. Această abordare prezintă un risc pentru angajați, deoarece compania ar putea alege să nu le ramburseze sau o criză de numerar poate întârzia rambursarea. Un nivel mai ridicat de sofisticare care evită această problemă este emiterea unor carduri de achiziție a companiei unor angajați, ceea ce le permite să facă anumite tipuri de achiziții pe care compania le va plăti direct.

Dacă oricare dintre aceste metode de cumpărare este permisă, angajații pot cumpăra aproape orice de la oricine, ceea ce poate ocoli regulile de cumpărare ale companiei pentru a face față unei liste scurte de furnizori preferați. De asemenea, cardurile de achiziție sunt distribuite de obicei numai unui grup mic de persoane, lăsând pe toți ceilalți fără o metodă de achiziție fiabilă pentru articole mai mici, altele decât rambursarea de către companie.

Cartea Fantomă

O a treia opțiune de achiziție care ocolește problemele prezentate de primele două opțiuni este cartea fantomă. Un card fantomă este pur și simplu un număr de card de credit care este specific fiecărui departament al companiei, pentru a fi utilizat de oricine din acel departament. Achizițiile efectuate pe fiecare dintre aceste carduri sunt apoi rambursate la departamentul către care a fost emis cardul.

Conceptul de carte fantomă facilitează atribuirea costurilor articolelor achiziționate către anumite departamente, oferind în același timp mai multor angajați acces la această opțiune de achiziție. Această abordare accelerează, de asemenea, rata la care compania este conștientizată de achizițiile angajaților; cheltuielile depuse pentru rambursare nu sunt uneori transmise în conturile plătibile de luni de zile.

Un card fantomă poate fi eliberat chiar furnizorilor selectați. Acești furnizori percep pur și simplu numărul cardului pentru fiecare achiziție a companiei efectuată prin intermediul acestora, ceea ce reduce documentele care ar fi în mod normal asociate cu fiecare achiziție individuală.

În cele din urmă, furnizorul de carduri fantomă ar trebui să poată transporta date despre achizițiile efectuate direct în sistemul de conturi corporative de plătit, astfel încât să nu fie necesară introducerea datelor de către personalul de plătit.

Un dezavantaj al cărții fantomă este că foștii angajați pot încerca să-l folosească; acest lucru nu ar fi cazul dacă li s-ar fi eliberat un anumit card de achiziție, deoarece acel card ar fi retras și numărul acestuia va fi dezactivat la ieșirea din companie.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found