Proceduri cu mijloace fixe

Procedura de recunoaștere a activelor

Unul dintre domeniile în care o procedură poate fi destul de utilă este recunoașterea inițială a unui activ fix în sistemul contabil, deoarece aceasta este o tranzacție relativ complicată. Procedura pentru finalizarea procesului de recunoaștere a activelor este prezentată mai jos:

1. Determinați unitatea de bază . Determinați unitatea de bază pentru activ. Această determinare se bazează pe o serie de factori, cum ar fi dacă durata de viață utilă a diferitelor componente ale activului este semnificativ diferită, la ce nivel preferați să urmăriți fizic activul și rentabilitatea urmăririi activelor la diferite niveluri de detaliu .
2. Compilați costul . Compilați costul total al unității de bază. Acesta este orice cost suportat pentru achiziționarea unității de bază și aducerea acesteia la starea și locația destinate utilizării sale. Aceste activități pot include construcția unității de bază, costurile de achiziție și activitățile administrative și tehnice conexe.
3. Potrivire cu limita de scriere cu majuscule . Determinați dacă costul total al unității de bază depășește limita de capitalizare corporativă. În caz contrar, atunci percepeți cheltuielile în cheltuială pe măsură ce au fost efectuate. În caz contrar, continuați cu pasul următor.
4. Alocați clasei de active . Alocați unitatea de bază celei mai adecvate clase de active pentru care există o categorie de registru general (cum ar fi mobilier și corpuri de iluminat, echipamente de birou sau vehicule).
5. Creați o intrare în jurnal . Creați o înregistrare jurnal care debitează contul de active pentru clasa de active adecvată și creditează contul de cheltuieli în care a fost stocat inițial costul unității de bază.

Procedura de creare a înregistrărilor de mijloace fixe

Tipurile exacte de informații înregistrate pentru un activ fix vor varia în funcție de activitate, ceea ce înseamnă că este posibil să fie necesară ajustarea următoarei proceduri. Următoarea procedură de eșantionare este destinată înregistrării unui activ de fabricație.

1. Creați înregistrare . Creați o nouă înregistrare pentru activ și atribuiți-i următorul număr de înregistrare secvențială. Dacă este înregistrat într-un sistem informatic, software-ul va atribui numărul de înregistrare. Dacă nu, contabilul cu mijloace fixe va face acest lucru.
2. Scrie o descriere . Descrieți materialul într-o singură propoziție. Dacă acest activ este similar cu cel al altor active ale companiei, utilizați același format de descriere. În caz contrar, luați în considerare utilizarea unei descrieri furnizate de producător.
3. Introduceți numărul etichetei . Enumerați numărul pe eticheta furnizată de companie (dacă există) atașată echipamentului. Dacă nu a fost utilizată nicio etichetă, introduceți „Fără etichetă”.
4. Introduceți numărul de serie . Introduceți numărul de serie furnizat de producător pe echipament. Dacă nu găsiți numărul de serie, contactați producătorul pentru a afla unde ar trebui să fie localizat. Dacă nu există un număr de serie, introduceți „Fără număr de serie”.
5. Rețineți locația activului . Rețineți locația activului. Unde este posibil, specificați locația cel puțin prin clădire și, de preferință, prin cameră. Dacă se află în zona de producție, specificați centrul de lucru în care se află.
6. Atribuiți responsabilitatea . Indicați numele sau cel puțin titlul funcției persoanei care este responsabilă pentru activ.
7. Înregistrați data achiziției . Indicați luna și anul în care activul a fost gata pentru utilizarea intenționată și dacă a fost utilizat efectiv de la acea dată.
8. Introduceți costul . Introduceți costul total capitalizat inițial al activului. Aceasta ar trebui să se potrivească cu suma înregistrată în registrul general sau jurnalul activelor fixe pentru activ. Nu utilizați suma listată pe factura furnizorului, deoarece s-ar putea să fi fost adăugate alte costuri. Acest pas presupune că software-ul cu mijloace fixe nu are informații interfațate direct cu acesta din registrul general sau jurnalul de active fixe.
9. Alocați clasei de active . Atribuiți activul unei clase de active comparând caracteristicile sale cu clasele de active standard utilizate de companie. Dacă aveți dubii, revedeți activele aferente pentru a determina clasele cărora le-au fost atribuite. Acesta este un pas important, deoarece viața utilă și metodele de amortizare sunt atribuite frecvent în mod automat, pe baza clasei de active.
10. Intrați în viața utilă . Dacă sistemul nu atribuie automat o durată de viață utilă pe baza clasei de active, indicați durata de viață utilă.
11. Aprobă înregistrarea . Solicitați controlerului să examineze și să aprobe dosarul. Corectați orice problemă observată de recenzent.
12. Stocați înregistrarea . Dacă informațiile sunt înregistrate într-un sistem complet manual, stocați-le pe clase de active și apoi după numărul de înregistrare în fișierele de înregistrare a activelor fixe.

Procedura de amortizare

Ar trebui să existe o procedură detaliată de amortizare care să specifice cu exactitate modul de clasificare a fiecărui activ fix și modul de depreciere în funcție de clasa de active căreia îi este atribuit. Procedura de bază este:

1. Atribuiți o clasă de active . Corelați activul fix cu descrierile standard ale claselor de active ale companiei. Dacă nu sunteți sigur de clasa corectă de utilizat, examinați activele deja alocate diferitelor clase sau consultați controlorul.
2. Atribuiți factori de amortizare . Alocați activului fix metoda de viață utilă și de amortizare standardizată pentru clasa de active din care face parte. Aceasta este atribuită automat în unele sisteme computerizate, unde atribuirea unei clase de active atribuie automat o durată de viață utilă și o metodă de amortizare unui activ.
3. Determinați valoarea salvării . Consultați personalul de achiziții sau de inginerie industrială pentru a stabili dacă activul este de așteptat să aibă o valoare de recuperare la sfârșitul duratei sale de viață utilă. Dacă această valoare de recuperare depășește politica companiei pentru valorile minime de recuperare, notați-o în calculul amortizării.
4. Creați calculul amortizării . Creați calculul amortizării pe baza duratei de viață utilă și a amortizării impuse pentru clasa de active utilizând costul activului minus orice valoare de recuperare. Aceasta se face automat pentru activele introduse într-un pachet software de active fixe, dar altfel trebuie să fie generate manual.
5. Imprimați raportul de amortizare . Imprimați raportul de amortizare, sortat după clasa de active.
6. Creați o intrare în jurnal . Creați intrarea jurnalului de amortizare lunară, utilizând șablonul de amortizare standard. Intrarea standard este de a înregistra un debit pentru cheltuielile cu amortizarea (în total sau pe departamente) și de a înregistra un credit în contul de amortizare acumulat pentru fiecare clasă de active. Aceste informații provin din totalurile din raportul de amortizare.
7. Introduceți tranzacția . Înregistrați înregistrarea jurnalului în software-ul de contabilitate.
8. Materiale de rezervă pentru fișiere . Atașați raportul de amortizare la formularul de înscriere în jurnal și înregistrați-l în liantul de intrări în jurnal.

Procedura de transfer între departamente

Dacă mijloacele fixe sunt deplasate în mod obișnuit între departamente, ar trebui să existe o procedură care să asigure actualizarea înregistrărilor aferente. Pașii procedurii sunt:

1. Completați un formular care să identifice ce activ este transferat dintr-un departament. Acesta ar trebui să includă numărul unic al etichetei activului și o descriere generală a activului. Managerul acestui departament semnează formularul pentru a recunoaște că activul urmează să fie mutat în altă parte.
2. Managerul departamentului care primește activul semnează, de asemenea, formularul, pentru confirmarea primirii.
3. Redirecționați formularul către contabilul cu active fixe, care accesează înregistrarea activelor din sistemul contabil și atribuie activul către departamentul destinatar. Contabilul transferă, de asemenea, taxa de amortizare aferentă către departamentul destinatar.
4. Trimiteți copii ale formularului către ambii manageri de departament, pentru evidența lor.