Erorile de inventar pot face ca soldul final al stocului să fie incorect, ceea ce la rândul său afectează costul bunurilor vândute și profiturile. Având în vedere impactul sever al declarațiilor financiare al erorilor de inventar, ar trebui să fiți conștienți de tipurile de erori care pot apărea într-un sistem de inventar. Iată câteva dintre cele mai frecvente erori pe care trebuie să le cunoașteți:
Număr incorect de unități . Poate cea mai evidentă eroare, aceasta se întâmplă atunci când numărul fizic al inventarului este incorect, rezultând o cantitate de inventar excesiv de mare sau scăzută care este apoi tradusă într-o eroare de evaluare atunci când o multiplicați cu costul unitar.
Unitate de măsură incorectă . Acesta este momentul în care numărați o anumită cantitate și o introduceți în evidențele contabile, dar unitatea de măsură desemnată în fișierul principal al articolului respectiv este diferită de ceea ce ați presupus. Astfel, este posibil să calculați în cantități unitare individuale, dar unitatea de măsură din computer este setată la zeci, astfel încât cantitatea dvs. este acum incorectă cu un factor de doisprezece. Alte variante folosesc centimetri în loc de centimetri sau uncii în loc de kilograme.
Cost standard incorect . Într-un sistem de costuri standard, stocați costul standard al unui articol în fișierul principal al articolului. Dacă nimeni nu ajustează acest număr pentru a se potrivi cu costurile reale, atunci inventarul va fi evaluat la un cost care nu se potrivește cu costurile reale.
Stratificarea inventarului incorectă . Dacă utilizați un sistem de stratificare a costurilor de stoc, cum ar fi FIFO sau LIFO, sistemul trebuie să atribuie un cost unui articol pe baza stratului de inventar în care este situat. Aici sunt posibile erori de sistem. Dacă faceți acest lucru manual, puteți presupune o mare parte din erorile operatorului.
Număr de piesă incorect . Puteți presupune că ceva pe care îl numărați are un anumit număr de piesă și veți atribui numărul de inventar acelui număr de piesă din sistemul computerizat. Dar dacă are într-adevăr un număr de piesă diferit? Apoi tocmai ați făcut dubla eroare de a impune numărul corect pe partea greșită și de a nu atribui niciun număr deloc numărului de piesă corect.
Eroare de reglare a numărării ciclului . Un contor de cicluri poate găsi o eroare într-un număr de inventar și face o ajustare în înregistrările contabile pentru a o remedia. Aceasta este o problemă dacă există deja o intrare care nu a fost încă postată în sistem, care ar fi corectat deja „eroarea”. Această întârziere tranzacțională poate provoca probleme majore atunci când există un sistem activ de numărare a ciclurilor.
Inventarul deținut de client . Este posibil ca clienții să aibă o parte din inventarul lor la locația dvs., deci îl puteți numi din greșeală ca și cum ar fi propriul dvs. inventar.
Inventarul loturilor . Este posibil să aveți un inventar la expediere la comercianții cu amănuntul și să uitați să-l contați
Limită necorespunzătoare . Inventarul poate ajunge la docul de recepție în timpul unui număr fizic, deci îl includeți în numărare. Problema este că este posibil ca factura furnizorului corespunzător să nu fi ajuns încă la departamentul de contabilitate, deci tocmai ați înregistrat un inventar pentru care nu există costuri.
Dezechilibru de transfer . Sistemul de inventar poate fi configurat pentru a solicita reducerea cantității de inventar într-un departament și creșterea separată a cantității de inventar într-un alt departament atunci când transferați inventarul în cadrul companiei. Dacă faceți una, dar nu cealaltă, fie aveți același obiect de inventar raportat în două locuri simultan, fie nu este deloc localizat nicăieri.
Eliminarea incorectă a resturilor de la spălarea din spate . Backflushing este locul în care reduceți soldurile din înregistrările de inventar pe baza numărului de unități de produse finite produse. Se bazează pe ipoteza că cantitățile standard de componente enumerate în lista de materiale sunt corecte; totuși, dacă resturile și deteriorarea sunt diferite, atunci cantitățile unitare incorecte vor fi scutite din înregistrările de inventar. Aveți nevoie de un sistem excelent de raportare a deșeurilor pentru a atenua această problemă.
Dacă o eroare de inventar a dus la creșterea cantității înregistrate de inventar final, aceasta înseamnă că costul bunurilor vândute este subevaluat, astfel încât profiturile sunt supraevaluate. În schimb, dacă o eroare de inventar a dus la scăderea cantității înregistrate de inventar final, aceasta înseamnă că costul bunurilor vândute este supraevaluat, astfel încât profiturile să fie subevaluate.
