Themetoda inventarului perpetuu implică actualizarea continuă a înregistrărilor de inventar ale unei entități cu cele mai recente vânzări și achiziții. Aceste actualizări includ de obicei adăugări și scăderi din inventar pentru activități precum articolele de inventar primite, bunurile vândute din stoc, bunurile returnate și articolele alese din inventar pentru a fi utilizate în procesul de producție. Această metodă este sistemul standard de urmărire a inventarului utilizat de orice organizație care menține o investiție semnificativă în inventar, deoarece este necesară pentru gestionarea inventarului în timp real. Este necesar să se adopte următoarele practici pentru a rula cu succes un sistem de inventar perpetuu:
Baza de date computerizată . În cadrul unui sistem perpetuu, se păstrează cel mai mult o înregistrare separată pentru a urmări adăugările și ștergerile din stoc pentru fiecare articol de inventar. Deși este posibil să se facă acest lucru cu un sistem manual de „carduri”, un inventar de orice dimensiune necesită ca fluxul de tranzacții asociate să fie tratat cu o bază de date computerizată.
Numărarea ciclului . Utilizați numărarea ciclurilor pentru a număra continuu secțiuni mici din inventar și pentru a investiga eventualele varianțe găsite. Aceasta este o tehnică excelentă pentru menținerea preciziei înregistrării stocurilor.
Codificarea locației . Este imposibil să efectuați numărul de cicluri dacă personalul din depozit nu știe unde să caute, așa că atribuiți un cod de locație fiecărui articol de inventar, unde trebuie depozitat. Este acceptabil să aveți mai multe coduri de locație pentru un singur articol de inventar.
Acces restricționat . Există o îmbunătățire considerabilă a preciziei înregistrărilor de inventar atunci când accesul la inventarul urmărit este restricționat, cum ar fi cu garduri și o poartă blocată. În caz contrar, este prea ușor pentru cineva să scoată mărfurile din depozit sau să le mute în altă locație.
Tranzacțiile principale utilizate în cadrul metodei inventarului perpetuu sunt:
Înregistrați o achiziție . Acesta este un debit în contul de inventar și un credit în contul de datorii.
Înregistrați o vânzare . Acesta este un debit la costul bunurilor vândute în cont și un credit în contul de inventar.
Înregistrați o mișcare . Nu există nicio înregistrare de registru general pentru o mutare de locație între locațiile de depozitare, deși sistemul de gestionare a depozitului ar trebui să înregistreze o schimbare de locație.
Înregistrați o ajustare a cantității . Acesta este un debit la costul bunurilor vândute sau contul de reducere a stocului și un credit la contul de inventar.
Metoda inventarului perpetuu diferă substanțial de cealaltă metodă utilizată pentru urmărirea inventarului, care se numește metoda inventarului periodic. Metoda periodică implică compilarea tuturor achizițiilor pe parcursul unei perioade contabile, efectuarea unui număr fizic de inventariere la sfârșitul perioadei și apoi utilizarea următoarelor calcule pentru a ajunge la costul bunurilor vândute pentru o perioadă:
Inventar inițial + Achiziții - Inventar final = Costul bunurilor vândute
Un sistem de inventariere periodică se bazează pe un număr exact de inventar numai atunci când se ia un număr fizic. În toate celelalte momente, o companie care utilizează sistemul periodic nu știe numărul exact de unități pe care le are în stoc, ceea ce o face inferioară metodei de inventar perpetuu.
