Cea mai simplă modalitate de a identifica inventarul învechit fără un sistem informatic este să lăsați etichetele de numărare a inventarului fizic pe toate articolele de inventar după finalizarea numărării fizice anuale. Etichetele înregistrate la orice articol folosit în anul următor vor fi aruncate în momentul utilizării, lăsând doar cele mai vechi obiecte neutilizate încă etichetate până la sfârșitul anului. Puteți apoi să vizitați depozitul pentru a vedea dacă ar trebui să li se creeze o rezervă de caducitate. Cu toate acestea, etichetele pot cădea sau pot fi smulse de articole de inventar, mai ales dacă există un nivel ridicat de trafic în coșurile din apropiere. Deși înregistrarea suplimentară va reduce această problemă, este probabil ca unele pierderi de etichete să apară în timp.
Chiar și un sistem computerizat rudimentar de urmărire a inventarului va înregistra probabil ultima dată la care un anumit număr de piesă a fost eliminat din depozit pentru producție sau vânzare. Dacă da, este o problemă ușoară să folosiți un scriitor de rapoarte pentru a extrage și sorta aceste informații, rezultând un raport care enumeră tot inventarul, începând cu acele produse cu cea mai veche dată „ultima utilizare”. Sortând raportul cu cea mai veche dată a ultimei utilizări enumerate mai întâi, puteți ajunge cu ușurință la o listă de sortare a articolelor care necesită o investigație ulterioară pentru potențială caducitate. Cu toate acestea, această abordare nu oferă suficiente dovezi că un articol nu va mai fi folosit niciodată, deoarece poate fi o componentă esențială a unui articol care nu a fost programat pentru producție de ceva timp sau o parte a serviciului pentru care cererea este redusă.
O versiune avansată a raportului „ultima utilizare” compară retragerile totale de inventar cu suma disponibilă, ceea ce, prin ea însăși, poate fi suficientă pentru a efectua o revizuire a caducității. De asemenea, enumeră utilizarea planificată, care solicită informații dintr-un sistem de planificare a cerințelor materiale și care vă informează cu privire la orice cerințe de utilizare viitoare. Este de asemenea listat un cost extins pentru fiecare articol, pentru a oferi utilizatorilor de rapoarte o idee despre anularea care ar putea apărea dacă un articol este declarat învechit.
Dacă un sistem informatic include o listă de materiale, există o mare probabilitate ca acesta să genereze și un raport „în cazul în care este utilizat”, listând toate listele de materiale pentru care este utilizat un articol de inventar. Dacă nu există un „unde este utilizat” listat în raport pentru un articol, este probabil ca o parte să nu mai fie necesară. Acest raport este cel mai eficient dacă notele de material sunt eliminate din sistemul informatic sau dezactivate de îndată ce produsele sunt retrase de pe piață; acest lucru dezvăluie mai clar acele articole de inventar care nu mai sunt necesare.
O abordare suplimentară pentru a determina dacă o piesă este învechită este revizuirea comenzilor de modificare inginerească. Aceste documente arată că acele părți sunt înlocuite cu altele diferite, precum și când este programată schimbarea. Puteți apoi să căutați în baza de date de inventar pentru a vedea câte dintre piesele înlocuite sunt încă în stoc, care pot fi apoi totalizate, producând o altă variantă a cantității de inventar învechit la îndemână.
O sursă finală de informații este raportul de inventar învechit din perioada precedentă. Personalul contabil ar trebui să țină evidența acestor elemente și să anunțe conducerea celor pentru care nu există activitate de dispunere.
Pentru ca oricare dintre aceste sisteme de revizuire să funcționeze, este necesar să se creeze politici și proceduri, precum și date de revizuire programate în curs. Procedând astfel, există o mare probabilitate ca revizuirile învechite să devină o parte obișnuită a activităților unei companii. În special, luați în considerare o politică impusă de consiliul de administrație pentru a efectua cel puțin trimestrial analize ale caducității, care oferă conducerii posibilitatea de a localiza articolele înainte ca acestea să devină prea vechi pentru a fi eliminate la un preț rezonabil. O altă politică a Consiliului ar trebui să precizeze că conducerea va căuta și arunca în mod activ lucrările în curs sau produsele finite cu un nivel de calitate inacceptabil. Procedând astfel, mărfurile sunt împiedicate să fie depozitate în depozit în primul rând.
Cursuri conexe
Contabilitate pentru inventar
Cum să auditați inventarul
Managementul inventarului
