Un raport de primire este utilizat pentru a documenta conținutul unei livrări către o companie. Formularul este completat de personalul destinatar al companiei care acceptă bunurile livrate. Următoarele informații sunt de obicei incluse într-un raport de primire:
- Data și ora la care s-a primit livrarea
- Numele companiei de transport care a livrat marfa
- Numele fiecărui articol primit
- Cantitatea din fiecare articol primit
- Numărul autorizării comenzii de cumpărare, dacă este menționat în documentația de livrare sau în cutie
- Starea articolelor primite. Aceasta poate fi o intrare negativă, unde se notează numai mărfurile deteriorate.
Raportul de primire poate fi utilizat în mai multe moduri, inclusiv următoarele:
- Întoarce . Dacă anumite bunuri urmează să fie returnate, raportul de primire documentează motivul returnării, cum ar fi bunurile deteriorate.
- Datorii . Raportul de primire poate fi utilizat ca dovadă a primirii în procesul de potrivire în trei direcții. Această abordare este mai frecvent utilizată pentru achizițiile cu dolari mari.
- Acumularile . Personalul contabil poate utiliza rapoarte de primire care au fost finalizate aproape de sfârșitul lunii pentru a acumula cheltuieli pentru facturile furnizorilor care nu au ajuns încă.
O copie master a fiecărui raport de primire este stocată în departamentul de primire. Copiile sunt trimise către alte departamente, în conformitate cu procedurile companiei, cum ar fi copia trimisă personalului datorat pentru a documenta bunurile primite.
Dintr-o perspectivă de control, poate fi util să numerotați în mod unic fiecare raport de primire. Secvența numerelor poate fi apoi examinată pentru a vedea dacă lipsesc rapoarte de primire.
